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Gestão de custos: guia completo para fazer na sua empresa

gestão de custos

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Qualquer tipo de negócio precisa da gestão de custos para rastrear e analisar as próprias atividades. A ideia ganhou corpo durante a Revolução Industrial, por efeito do aumento da complexidade na gestão das empresas.

A maior parte dos custos que originalmente apareciam no início da era industrial eram variáveis, mudando de acordo com a quantidade de produção. Mas a previsibilidade e os custos fixos ganharam seu espaço com o tempo.

Mas, para explorar bem o assunto, vale entender o que podemos considerar como custos, qual é o objetivo dessa gestão e vários outros pontos. Essa é a ideia do texto: contar o que é gestão de custos, como fazer, quais os principais erros e qual a sua importância. Vamos lá?

O que é gestão de custos?

A gestão de custos é o processo de planejar e cuidar dos gastos. Isso passa pela coleta, pela análise e pelo relato das informações para elaborar orçamentos, prever e monitorar cada custo. As práticas servem como um modelo operacional para a empresa ou para projetos específicos.

Seu objetivo é gerar economia e maximizar lucros, ou tornar possíveis outros objetivos financeiros da empresa. A gestão de custos trabalha com estimativas, alocação e controle dos custos de um projeto. Por meio dela, a marca pode prever despesas e diminuir as chances de estourar o orçamento.

Os custos geralmente são projetados durante a fase de planejamento de um projeto e costumam ser aprovados antes do trabalho. As despesas são documentadas e adaptadas para que permaneçam dentro do orçamento inicial.

Para que serve?

A gestão de custos é útil para planejar as coisas que vão ser feitas dentro da empresa. Com um orçamento detalhado, é possível mapear os recursos que você precisa para um projeto. Se a sua ideia é reformar um escritório, por exemplo, a gestão vai trazer algumas respostas.

Você pode precisar contratar um arquiteto, comprar materiais de construção e arcar com as horas das pessoas que vão trabalhar no escritório. Para isso, é preciso estimar os custos e garantir os orçamentos.

Uma boa gestão de custos vai ajudar a evitar o excesso de gastos, a contar com uma boa margem de risco e ainda a ter um bom planejamento. Se os relatórios ajudam a manejar recursos, é possível criar orçamentos mais precisos e equilibrados, fazendo uma projeção mais realista e menos arriscada.

Como os custos funcionam?

A gestão ajuda a lidar com a falta de recursos, estimativas ruins e tecnologia desatualizada. Mas, para fazer isso, você precisa ter bem claro na sua mente o conceito de custos e como eles funcionam.

Definição de custos

O custo é a quantia que se paga por alguma coisa. No mercado, isso normalmente diz respeito ao dinheiro usado para produzir um produto ou entregar um serviço. Os preços costumam incluir os custos e a margem de lucro de um produto.

O termo também costuma incluir o dinheiro usado para adquirir ativos. Por exemplo, insumos que compõem um produto. A natureza do custo varia de acordo com o tipo de despesa à qual ele corresponde.

Na contabilidade, um custo pode ser variável, como a conta do telefone, que varia de acordo com o número de pessoas no escritório, ou fixo, como o aluguel do espaço em que o negócio se encontra.

Custos contábeis

Os custos contábeis se enquadram nos consumos empresariais de serviços, produtos, equipamentos e por aí vai. Nos registros, a soma dos preços desses itens cai na categoria dos custos.

Mas esse tipo é diferente, por exemplo, do custo de oportunidade. Este representa oportunidades perdidas e ajuda a tomar decisões.

Vamos supor que você tenha uma padaria de pães comuns e esteja pensando em mudar de segmento. Se no nicho de pães ultraprocessados você tem uma boa chance de conseguir um faturamento de R$ 100 mil e no de pães artesanais você pode conseguir R$ 150 mil, o custo de oportunidade da segunda opção é maior.

Custos sociais

Os custos comuns, como os que um comprador paga para adquirir um produto, são chamados na gestão de custos de “custos privados”. Isso porque dizem respeito apenas à interação entre duas figuras.

No entanto, quando outras pessoas além do comprador precisam lidar com o custo como resultado da compra, ele se torna o “custo externo”. Aqui, o custo também pode ter um sentido não financeiro.

É o caso, por exemplo, da poluição. A soma dos custos privados e externos é chamada de “custo social”. Uma fábrica de automóveis inclui no custo social os valores da fabricação e os danos ambientais.

Custos estimados

Na hora de elaborar um plano de negócios, é comum ver empresas fazendo análises de custo-benefício. Isso acontece por meio de estimativas para descobrir se as receitas são capazes de cobrir os custos.

Um erro comum é subestimar os custos, resultando em uma possível saturação de gastos. Isso é efeito de valores inesperados, quando o gasto real é pouco compatível com o esperado. 

Para evitar o problema, o ideal é estimar de forma precisa e confiável. Assim, torna-se possível definir as restrições de custo. Existe até um ramo da estatística específico para estudar esse assunto: a “teoria da estimativa”, que faz estimativas paramétricas.

Custos de fabricação

Existem outros tipos de custo. Os de fabricação, por exemplo, incluem a matéria-prima, a mão de obra e os gastos indiretos. Já os de não fabricação englobam tudo que não é diretamente ligado à produção do produto. Por exemplo, a equipe de vendas ou o marketing.

Alguns gastos ainda aparecem para driblar os problemas ambientais. É o caso do “custo defensivo”, específico para diminuir os impactos na natureza.

Os “custos trabalhistas” envolvem os gastos com profissionais, sendo ligados a encargos, férias, impostos etc. Contudo, não é específico da CLT, incluindo, por exemplo, custos com treinamentos ou vale-alimentação.

Qual o objetivo dessa gestão?

A gestão de custos tem como função fazer com que as empresas estimem e aloquem bem seu orçamento. Por isso, funciona com base na precisão de despesas iminentes para diminuir o risco de estourar o orçamento.

A vantagem aqui é calcular as despesas enquanto o projeto ainda está na fase de planejamento, com tudo aprovado previamente. No final, você pode comparar os custos previstos e os reais, para conferir se as previsões batem.

Entre as atividades aparecem a estimativa, o orçamento, o financiamento, o monitoramento e o controle. A gestão de custos passa por todo o ciclo de vida do projeto, desde o planejamento inicial até a mensuração do desempenho dos custos reais.

Qual a importância de fazer a gestão de custos com eficiência?

A gestão de custos não é feita para reduzir gastos, e sim para diminuí-los somente até o ponto em que a qualidade do produto não é prejudicada. Por isso, a ideia ajuda a fazer com que as empresas gastem menos, ganhem mais e ainda cresçam.

A comunicação, a avaliação e a tomada de decisão fazem da gestão de custos um procedimento de negócios relevante. O foco na manutenção da qualidade dos materiais usados na produção diferencia a gestão de custos de um corte de gastos comum.

Existem algumas circunstâncias que influenciam a gestão. Isso inclui a concorrência global e doméstica, o aumento do setor de serviço, a automatização de processos via TI e a diminuição de barreiras para o acesso à informação.

Quais os custos a serem gerenciados?

Os custos costumam parecer fáceis de orçar. Isso acontece porque alguns são muito conhecidos: matéria-prima, mão de obra, divulgação, entre outros. Ainda assim, alguns costumam passar despercebidos.

É o caso das taxas pagas aos órgãos do governo. Já que os valores variam de acordo com o estado, o município, o segmento e o regime tributário, nem sempre são fáceis de estimar.

Outro custo que pode ser colocado na ponta do lápis é o investimento inicial. Isso envolve desde o aluguel do espaço físico até a compra das licenças para os softwares. O próprio estabelecimento de marca envolve custos, passando pelo registro e indo até o processo de branding.

Como fazer a gestão de custos na prática?

A falta de uma gestão de custos faz com que a marca cobre valores pouco compatíveis com a realidade. Nos próximos tópicos, você vai ver algumas dicas de como a ideia pode ser aplicada.

Detalhe os custos

O primeiro ponto que vale a pena ter em mente é a ideia de que existem custos fixos e variáveis. Se os primeiros são rotineiros, os segundos são menos previsíveis. Aqui, vale fazer um registro dos gastos para conferir o dinheiro dispensado desnecessariamente.

Uma tabela de metas ou um calendário são ferramentas úteis. O controle é a base para identificar o desempenho e a rentabilidade de tudo. A gestão ainda é útil no planejamento e no desenvolvimento das várias operações da marca.

Aqui, vale prestar atenção em dois fatores. O primeiro é a capacidade de detalhar os procedimentos financeiros em registros ou planilhas, e o segundo é a aptidão para pescar boas oportunidades de investimentos.

Seja simples

Eliminar os excessos envolve tirar o que não é necessário dos pagamentos, mas sem paralisar as atividades do dia a dia. Existem alguns custos que podem ser driblados por meio de ideias simples.

Por exemplo, a comparação de preços entre fornecedores. Procure pôr tudo na ponta do lápis e ver quem oferece o melhor custo-benefício. Você também pode negociar aluguéis e conferir se os valores estão compatíveis com o que é oferecido no mercado.

Compras em excesso e falta de controle sobre o estoque também são problemas. Procure apostar no essencial. Ainda assim, tome cuidado com as demissões. Afinal, nem sempre são a melhor saída para lidar com os gastos.

Corte desperdícios

Uma das formas de lidar com a gestão é trocar a ideia de cortar custos pela de cortar desperdícios. Isso ajuda a lembrar que existem custos bons, nos quais não vale a pena mexer. Estes são os que ajudam a construir valor para o consumidor e podem se reverter em lucro.

A ideia também leva a uma conclusão que pode ser pouco intuitiva: a de que, em alguns casos, é necessário até gerar mais custos — como os com vendas e marketing. Ao pensar em cortes, vale ter em mente apenas os ruins.

No entanto, nem sempre os desperdícios são fáceis de perceber. Alguns são culturais e levados como algo natural. Um caminho possível é fazer uma lista de prioridades e ordenar os itens pelo impacto financeiro.

Faça revisões de gastos

A revisão de gastos é útil para identificar os gargalos financeiros. Uma das formas de começar é por meio do registro de vendas — identificando tudo o que você comercializou e o que tem a receber.

Meios de pagamento diferentes contam com registros variados, assim como suas taxas. Ao somar as contas a pagar, você faz o controle de caixa. As informações denunciam o que entra e o que sai, criando o chamado “fluxo de caixa”. Com isso em mãos, você pode projetar cenários.

Outro documento contábil importante é a “Demonstração de Resultados do Exercício” — útil para calcular o ponto de equilíbrio financeiro e a margem de lucro.

Defina prazos e metas

O ideal é contar com metas factíveis, mas desafiadoras. Assim, é possível se dedicar um pouco mais sem desanimar. Embora os cortes lineares sejam os mais intuitivos, nem sempre são a melhor opção.

O ideal é ter em mente a cultura de fazer mais com menos, consumir melhor e otimizar as compras. A partir daí, é possível definir uma lista de parâmetros. Você pode identificar o que faz com que um profissional específico gaste mais com material de escritório, por exemplo.

Você também pode agrupar os custos em famílias. Essa é uma forma de ter uma boa noção de onde começar na hora de cortar. Aqui, as contas e os gastos vão precisar ser recalculados com frequência.

Drible a ineficiência

A ineficiência é cara. Um dos campos em que o problema surge com mais frequência é na hora de inserir o produto certo, no lugar adequado e com um bom preço. Para contornar essa situação, surgiu até uma nova área de gestão — a de “cadeia de suprimentos”.

Uma cadeia de suprimentos é uma rede de pessoas, recursos, informações e empresas que servem como atores na entrega de produtos ao público. O assunto faz parte da logística empresarial, e sua má gestão gera um custo de 30 bilhões de dólares por ano.

Aqui, existem ideias muito simples que podem ser úteis. Isso inclui a coordenação cautelosa dos itens da cadeia de suprimentos e um bom nível de colaboração. Em alguns casos, essa é a diferença entre o funcional e o lucrativo.

Não corte gastos apenas por cortar

Embora o corte de gastos seja importante, o cuidado para não transformar os indicadores financeiros em obsessão também conta. O corte só faz sentido dentro de um contexto, e nada deve ser cortado preguiçosamente.

Isso deve ser levado em consideração porque alguns itens são prioritários para uma marca crescer. Por isso, todo corte precisa de uma análise prévia. Vale levantar uma cultura que foque no enfrentamento de problemas, com procedimentos de cobrança já transformados em hábito.

Uma das fontes da geração de caixa são justamente os cortes. A segunda fonte é o aumento do volume das vendas — que não tem necessariamente relação com os cortes, mas que pode ser impactado por uma empresa com as contas em dia.

Evite abandonar a inovação

Embora a tendência natural seja associar a inovação a produtos novos, nem sempre a relação é essa. Afinal, também é possível inovar para baixar os custos. Alguns métodos de gestão propõem isso.

É o caso do QFD (Quality Function Deployment), um método japonês desenvolvido nos anos 1960 para transformar as demandas dos clientes em características de engenharia dos produtos.

Alguns produtos contam com características de que os clientes gostam e outras que eles rejeitam, mas que geram custos. O QFD incentiva a eliminação dessas últimas, fazendo com que o produto saia mais barato.

Poupe o custo bom

Existe um paradoxo na gestão: a ideia de que, quando mal feito, o corte pode fazer com que você perca mais do que economize. Cortar o marketing pode ser mortal para as vendas da empresa, assim como cortar a pesquisa pode fazer com que a qualidade do produto caia por terra.

Caso as contas ainda não façam sentido, você pode procurar ajuda técnica. Existem consultorias que são especializadas no assunto e que podem ajudar a recuperar um pouco do gás financeiro da marca.

Uma solução alternativa é reunir sua equipe e colher as ideias de todo mundo para montar um plano de ação. Aposte no “brainstorming”, uma técnica criativa para buscar soluções em uma lista de ideias espontâneas.

Renegocie tudo o que puder

Se sua empresa está muito apertada, a renegociação pode ser um caminho para ganhar algum fôlego. Você pode rever contratos de aluguel e fornecedores para abaixar os preços ou, pelo menos, aumentar o prazo de pagamento.

As dívidas financeiras podem se tornar acessíveis da mesma forma. Procure renegociar com o banco e tentar prolongar o prazo de pagamento. Em alguns casos, é possível até diminuir a taxa de juros. O ideal é fazer tudo isso de acordo com o ciclo financeiro da empresa.

Se um insumo é pago antes do dinheiro das vendas chegar, por exemplo, você vai precisar de algum capital para cobrir os custos do período. Algumas economias simples também podem ser feitas, como mudar a tarifa de energia para diminuir a conta de luz.

Quais os erros da gestão de custos a serem evitados?

A primeira falha é ignorar o planejamento. O lugar mais recomendado para começar uma empresa é no papel, para depois pôr a mão na massa. Começar pulando etapas aumenta as chances de cometer erros.

Outro erro é se deixar tomar pela ambição dos investimentos e, por meio de empréstimos, comprometer o negócio. Dedicar uma parte muito grande da receita para pagar dívidas prejudica a liquidez da empresa.

Por fim, uma má gestão de estoque também promove problemas. Um hábito comum que os empreendedores e microempreendedores adquiriram durante a hiperinflação é o de comprar e estocar além do necessário, e alguns mantêm essa prática até hoje.

Quais outros cuidados são importantes na hora de administrar uma empresa?

Saber como gerenciar o comércio passa por aprimorar os processos, que vão desde a compra da matéria-prima até a entrega do produto pronto ao consumidor. Geralmente, esse é um dos caminhos para desenvolver processos bem definidos e mensurar os resultados.

Aqui, você pode seguir algumas práticas, como definir um plano de negócios, estudar a forma de obter lucros e começar com uma boa quantidade de dinheiro. Existem fundos de empréstimos que podem ser acionados, mas com cuidado. 

Afinal, dívidas são formas conhecidas de comprometer um caixa. Por fim, vale pensar na vantagem competitiva, ou seja, a proposta da sua empresa para fazer com que ela supere seus concorrentes.

Por que uma máquina de pagamento como a da Granito pode ajudar?

As máquinas de pagamento ajudam na gestão de custos por estarem vinculadas a contas bancárias e operadoras de cartões. Por isso, permitem que as transações sejam eletrônicas — fazendo com que você possa tirar suas dúvidas e fazer consultas no extrato.

A possibilidade de oferecer pagamento facilitado ainda ajuda a conquistar consumidores e a melhorar a experiência de compra. Nesse caso, o cliente passa a pagar pelo meio que faz mais sentido para ele, seja débito, crédito ou Pix.

As máquinas de pagamento Granito contam com tecnologia diferenciada e atendimento dedicado e gratuito. Existem vários modelos, e você pode escolher se prefere conexão com Wi-Fi ou dados móveis.

A gestão de custos cuida do planejamento e do orçamento de um projeto ou de uma empresa. A ferramenta é importante para estimar custos e evitar os riscos de furar o orçamento e se endividar.

Além de atrair mais clientes, escolher uma máquina é útil para melhorar a administração do caixa e ter acesso aos recebíveis de forma digital. Na Granito, a solicitação pode ser feita pelo site ou pelo número 0800 940 3029.

Um dos principais diferenciais da empresa é o atendimento. Por isso, se você tiver alguma dúvida, há uma equipe própria pronta para dar suporte. Se você quer conhecer os modelos e garantir sua máquina, entre no site e confira!

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