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Tudo o que você precisa saber para fazer a gestão de academia

gestão de academia

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A gestão de academia se profissionalizou. Os empreendimentos que eram criados por professores de Educação Física e restritos apenas aos bairros se converteram em grandes redes que contam até com CEO.

As academias abrigam equipamentos voltados para exercícios, e o interesse aumentou nos últimos anos. Hoje, são referências de serviços de saúde e ajudam a aumentar os adeptos das atividades físicas.

A ideia aqui é contar um pouco sobre administração de academia, explorando planejamento, organização, a importância de uma boa gestão, por onde começar, além de indicar algumas possíveis soluções. Boa leitura!

Por que é importante investir em gestão na academia?

Embora seja um consenso que investir em gestão contribui com a competitividade das empresas, só 79% das empresas fazem isso. A realidade ainda é menos comum para as academias, tradicionalmente empreendimentos de bairro.

Os estabelecimentos frequentemente são tocados de forma pouco profissional, com perspectivas de crescimento muito limitadas. Os donos costumam ter uma boa noção de Educação Física, mas prestam pouca atenção à gestão.

O cenário começou a mudar com a movimentação do mercado fitness no Brasil e as mudanças do perfil de empreendimento. As pequenas academias de bairro estão cedendo espaço para as grandes redes, com muita estrutura e várias unidades espalhadas.

Como funciona a administração de uma academia?

O setor fitness tem conquistado seu espaço nos últimos anos, mas, muitos empreendedores ainda enfrentam alguns problemas de gestão. Rotatividade dos membros, problemas de pagamento e baixa adesão dos assinantes estão entre alguns deles.

A gestão de academia envolve se manter preparado para as arbitrariedades. Na quarentena da pandemia de Covid-19, por exemplo, a receita foi praticamente zerada. Algumas tiveram que se reinventar, lançando plataformas online com aulas, lives e exercícios.

Outras academias trabalham com um modelo holístico, trazendo vários tipos de serviços no mesmo espaço. Assim, funcionam também como estúdios de dança, espaços para prática de artes marciais e por aí vai.

Quais são os desafios de gerir uma academia?

Só ter uma academia não significa que você vai conseguir fazer dela um empreendimento lucrativo instantaneamente. Você vai precisar lidar com alguns desafios, como os dos próximos tópicos.

Preços competitivos

Atrair e reter alunos nas academias brasileiras é uma tarefa complicada. Uma das razões é o fato de que os preços costumam ser mais caros, chegando ao triplo do cobrado nos EUA. Isso é efeito da carga tributária do país, mas não só isso.

Aqui, os modelos de academia “all inclusive” são mais caros, fazendo com que sua manutenção envolva um investimento mais alto. Ao pagar uma mensalidade, geralmente, os alunos contratam uma infinidade de serviços.

Já no modelo norte-americano, a exploração de nichos é mais comum. Isso significa que você pode contratar separadamente dança, yoga ou pilates. Os instrutores de treino também são mais raros.

Retenção de alunos

O custo para ganhar um novo membro é frequentemente mais caro do que manter um existente. Isso faz com que os membros atuais sejam os mais importantes alvos de investimento. E você pode acompanhar isso por meio de alguns indicadores.

O primeiro é o “churn rate”, a taxa que indica o cancelamento dos clientes. O tempo médio dos membros também é um indicador útil, ajudando a analisar a retenção dos alunos antes do cancelamento. A partir daí, é possível definir o valor estimado de vida útil.

Essa métrica revela quanto o tempo dos alunos vale em reais. Ainda é possível estimar a retenção por meio de pesquisas de satisfação. A forma mais comum é o “NPS”, transformando em números a probabilidade do aluno indicar a academia para um colega.

Atração de novos clientes

Você sabe que uma pessoa é potencialmente consumidora quando liga, preenche um formulário, envia um e-mail ou entra na academia em busca de informações. No mundo das vendas, é chamado de “prospect”.

Para ter uma boa previsão da receita recorrente, vale reparar em quantos prospects compõem o processo de vendas, seu valor e a taxa de fechamento. Assim, procure acompanhar o estado do cliente em potencial.

Afinal, alguns prospects se convertem em alunos e outros simplesmente perdem o interesse. A partir daí, você pode usar outro indicador: a receita por membro. Você pode fazer o cálculo dividindo o faturamento total pelo número de alunos.

Gestão de profissionais

As interações dos alunos com os profissionais podem resultar em visitas extras nos meses seguintes. Os alunos, geralmente, valorizam o envolvimento da equipe, e o inverso também costuma ser verdadeiro.

Por isso, existe uma relação entre rotatividade dos profissionais e retenção dos membros. Um movimento comum é o instrutor ser contratado pela academia vizinha e levar consigo vários dos clientes da sua academia.

Isso faz com que a retenção e o engajamento dos profissionais também seja importante. A manutenção dos funcionários ainda traz economia, já que ajuda a driblar os custos da integração e contratação.

Regularização

A regularização é um ponto importante na gestão de academia. O empreendimento pode ser interditado se funcionar de forma irregular e os profissionais atuados se exercerem a profissão ilegalmente. A fiscalização acontece por órgãos como o Conselho Regional de Educação Física.

Entre as irregularidades, aparecem as estruturas físicas precárias. O problema aqui é a possibilidade de colocar a saúde dos alunos em risco, fazendo com que os problemas de estrutura e qualificação dos profissionais sejam passíveis de denúncia.

Por lei, as academias precisam ter o “responsável técnico”, um profissional formado em Educação Física que responde pelas atividades nas academias. Sua falta é uma das razões pelas quais elas podem ser interditadas.

Quais são as principais dicas para fazer a gestão de academia?

Embora o setor fitness esteja crescendo, há concorrência e outras variáveis que afetam o sucesso da gestão de academia. É preciso equilibrar as fontes de receita e cuidar do que custa dinheiro. Nos próximos tópicos, você vai descobrir como.

Tenha atenção às finanças

Muitas empresas fecham por falta de financiamento, más decisões e crises. Uma forma de se manter preparado para isso é tendo uma boa noção de como organizar as finanças. Em geral, isso passa pelo plano de negócios, um documento longo e descritivo.

Aqui, o empreendedor reúne análises e informações para confirmar se a academia é viável economicamente. Pontos como despesas, investimento inicial, estratégia de crescimento e projeção de receitas são levantados nessa parte.

Outro ponto que conta é separar finanças pessoais e profissionais. Misturar as contas do supermercado e da escola das crianças com as da academia é um caminho para quebrar, por exemplo. Afinal, se as contas pessoais não fecharem, a tendência é tirar dinheiro.

Invista em capacitação

A qualificação profissional é importante, mesmo para uma área não regulamentada como a academia. A maior parte dos instrutores no mercado tem formação em Educação Física e uma minoria em Fisioterapia.

Existem conhecimentos dos cursos de Educação Física que fazem diferença na instrução, como as de biodinâmica e saúde — o que sugere seletividade na hora de admitir os instrutores. Por fim, vale dar o exemplo.

Se você quer uma equipe qualificada, procure sempre se aperfeiçoar e mostrar os resultados disso. O conhecimento foi feito para ser replicado e você pode incentivar uma cultura de transmissão de informações.

Entenda a sazonalidade

A sazonalidade é um fenômeno que mexe com vários segmentos de mercado. Uma mudança de estação, por exemplo, pode derrubar as vendas dos sorvetes e aumentar as de blusas de lã.

Isso também aparece na gestão de academia, principalmente porque a procura fitness é mais alta em certas épocas do ano. As pessoas tendem a buscar menos as academias no inverno e a apostar no “projeto verão”.

O comportamento tem efeito de outros fatores externos. Por exemplo, o frio, as chuvas, os feriados e por aí vai. Essa oscilação precisa ser levada nas contas — afinal, um período de alta pode preceder um de queda.

Invista em bons equipamentos

Uma boa academia depende de equipamentos e estrutura para atrair alunos. Isso inclui itens para exercícios anaeróbicos, como anilhas, barras, porta barras, halteres, cadeira romana e por aí vai.

Mas também passa pela estrutura aeróbica, com itens como esteiras e bicicletas ergométricas. Ainda assim, não é só de itens fitness que uma academia é feita. Existem vários outros itens que podem passar despercebidos.

Por exemplo, bebedouros, aparelhos de som, computadores, telefones, cadeiras, armários e equipamentos para cursos específicos, como os tapetes de yoga e as bolas de pilates. Aliás, vale reparar na qualidade de tudo que é comprado.

Faça um fluxo de caixa

O fluxo de caixa revela tudo o que a empresa recebe ou paga e costuma depender de um registro diário fácil de entender, mas ainda assim efetivo. Seu objetivo é manter as contas no lugar e ajudar na hora de tomar decisões.

O fluxo de caixa pode ser semanal, mensal, diário e anual. Mas, vale ter em mente que a ferramenta faz um diagnóstico financeiro, e não econômico. Isso significa que, apenas com ela, você não consegue saber se teve lucro ou prejuízo.

O primeiro passo é dividir as saídas de dinheiro de acordo com o tipo de gasto. Por exemplo, fornecimento de equipamentos, despesas e outros. As entradas podem ser as novas assinaturas ou outros recebimentos de dinheiro.

Pense no cliente

Fidelizar seus clientes também conta na gestão de academia, principalmente para derrubar a taxa de abandono. Você pode começar estando presente e oferecendo um canal de atendimento permanente, em que o público consiga matar suas dúvidas.

Organizar e manter registros dos clientes também é útil. Você pode estudar o movimento dos alunos e criar perfis de ações. Isso também ajuda na sazonalidade ao criar, por exemplo, promoções em certas épocas do ano.

Ainda vale surpreender, oferecendo descontos e brindes. Essa é uma forma de cativar os clientes e fazer com que se sintam à vontade por estar na academia. Procure reservar uma parte dos investimentos especificamente para isso.

Tenha boas soluções de pagamento

As soluções de pagamentos são as opções oferecidas no mercado para facilitar a contratação dos serviços da academia. Isso passa pelas máquinas de pagamento e pelos meios, como NFC, Pix, boletos e transferências.

As soluções contam graças à diminuição de circulação do dinheiro físico. Com países, como a Suécia, cogitando sua abolição, o pagamento eletrônico tende a abranger um número ainda maior de pessoas.

Algumas são feitas especificamente para tornar o pagamento mais fácil. Esse é o caso dos splits de pagamento e dos serviços de cobrança recorrente. Você vai saber mais sobre eles durante a leitura!

Expanda as opções de pagamento

Existem tipos de pagamento para todos os tipos de consumidores. O dinheiro em espécie, por exemplo, é mais explorado em lojas que vendem produtos a baixo custo ou pela população ainda desbancarizada.

Os cartões de crédito seguem uma lógica de dívida acumulada, por isso, favorecem pagamentos em valores mais altos. O Pix é uma transferência de adoção alta que faz sucesso em vários estabelecimentos, enquanto o boleto emite um valor que deve ser pago até o vencimento.

A expansão de opções de pagamento ajuda a diversificar os meios e a melhorar a experiência dos clientes, atendendo a um número maior de clientes e aumentando o leque de perfis atendidos.

Defina boas margens de lucro

A margem de lucro é uma parte da receita, obtida pela fórmula “lucro/receita”. Para isso, você precisa ter em mente o lucro, ou seja, o ganho da atividade econômica; e a receita, simbolizada pela soma dos preços de tudo que foi contratado.

O indicador é importante na gestão de academia e dá pistas sobre como você está posicionado no mercado. Por isso, ajuda nas comparações e revela o potencial de lucro, além de influenciar na precificação.

Boa parte dos erros ao definir preços aparecem na margem de lucro. Uma má margem pode indicar uma academia que fecha com poucos alunos ou que não gere corretamente os seus gastos. Assim, é útil para notar as áreas que não ajudam a crescer.

Confira se os alunos estão satisfeitos

Uma forma de melhorar a experiência dos alunos é por meio das pesquisa de satisfação do cliente. Assim, você pode identificar as falhas, aprender com a insatisfação do público e corrigir rapidamente os problemas.

A pesquisa também ajuda a fazer uma análise competitiva. Com os insights, você percebe se a academia está perdendo terreno, consegue material para tomar decisões melhores e faz investimentos mais acertados.

As informações ainda pesam nas estratégias e você pode usar de base para aperfeiçoar a entrega, fazer um marketing mais direcionado e fortalecer o relacionamento ao melhorar a comunicação e adaptar a linguagem.

Crie vantagem competitiva

A vantagem competitiva é o item da gestão de academia que faz com que a sua supere os concorrentes. Isso inclui barreiras de entrada, qualificação dos profissionais, localização privilegiada e por aí vai.

A vantagem competitiva não é implementada simultaneamente pelas outras academias, o que faz com que seja, de fato, vantagem. Você pode apostar, por exemplo, na especificidade ao explorar um nicho que poucas exploram.

Outra possível vantagem competitiva é o preço. Nesse caso, negociar com fornecedores equipamentos mais em conta e, com uma estrutura mais econômica, oferecer mensalidades mais acessíveis.

Não abra mão da boa tomada de decisão

A tomada de decisão empresarial envolve uma série de etapas que os tomadores de decisões, normalmente empreendedores e gestores, seguem para definir o melhor curso de ação para uma empresa.

Os aspectos do corpo estão entre os pontos mais negligenciados que influenciam na tomada de decisão. Fatores como cansaço e fome dificultam a ponderação e, por isso, o ideal é separar um momento específico em que você esteja bem para isso.

Existem vários tipos de tomada de decisão. Baseada em valores, crenças conscientes, dados, intuição, consenso, especialização etc. Um erro comum é ceder ao imediatismo e negligenciar os efeitos da escolha no longo prazo.

Esteja pronto para qualquer cenário

A gestão de riscos serve para identificar, minimizar e monitorar o impacto e as chances de eventos ruins. Na gestão de academia, isso é útil para circunstâncias como as provocadas pela Covid-19 — em que os empreendimentos precisaram se reinventar.

Mas, existem vários outros tipos de risco. Por exemplo, os riscos financeiros e regulatórios. Questões contábeis como os fluxos de caixa e as demonstrações financeiras aparecem aqui. Para empreendimentos com presença online, os riscos cibernéticos também contam.

A LGPD também exige atenção, principalmente para os que colhem muitos dados dos alunos. Entre os desafios para uma boa gestão de riscos, aparecem a falta de prioridade, os custos, a criação de uma boa metodologia e a cultura da academia.

Invista em uma gestão atualizada

O primeiro sinal de que seu estilo de gestão está desatualizado é a aversão às novas tecnologias. Ficar receoso em relação ao papel da transformação digital é um sinal vermelho, e isso não é diferente para as academias.

Existem várias novidades tecnológicas da indústria fitness que são experimentadas em outros países e podem chegar no Brasil. Isso inclui testes genéticos para definir sua modalidade ideal, smartwatches que analisam frequência cardíaca e aplicativos fitness.

Profissionais da geração Z ou Y têm dificuldades para trabalhar com líderes sem habilidades digitais. E outro sinal de um gestor ultrapassado é a resistência para buscar novos conhecimentos. Logo, muita informação pode ser perdida ao deixar de estudar e fazer cursos.

Ofereça incentivos aos profissionais

Você pode recompensar os profissionais que fazem um bom trabalho. Afinal, isso incentiva o esforço e mostra que você reconhece seu comportamento. Vale levar em conta o número de inscritos ou as caixinhas de sugestões.

Se a ideia for bem explicada, você pode oferecer uma linha de recompensas. A ideia funciona bem quando existem métricas claras sobre as quais o prêmio se baseia. Se o incentivo funcionar, você vai atingir as metas mais rapidamente.

Ainda assim, confira se isso custa à academia mais do que produz. Caso isso aconteça, você pode revisitar as recompensas. Por fim, também pode testar o conhecimento dos profissionais por meio de perguntas.

Qual é a importância de adotar estas dicas?

Manter uma boa gestão de academia é útil na hora de lidar com pontos como controle de matrículas e mensalidades, contabilidade, administração das finanças, marketing e vários outros. Às vezes, o empreendedor é um “faz tudo”.

A gestão de academia também passa por uma boa administração de pessoas. Para levar a marca a uma nova direção, é preciso garantir que a cultura se mantenha alinhada com a estratégia, e isso se faz com gente.

Ao gerir bem, fica mais fácil lidar com as mudanças de contexto. O mercado de trabalho, por exemplo, passa por mudanças demográficas e demandas tecnológicas, enquanto novos modelos de trabalho se popularizam.

Como o split de pagamento da Granito pode ajudar?

O split de pagamentos divide uma transação de forma automática entre vários recebedores. Assim, você pode distribuir o dinheiro de acordo com as regras do estabelecimento. O recurso da Granito que dá acesso à distribuição é a divisão de vendas, ativada facilmente via portal.

A ideia costuma ser aplicada em estabelecimentos nos quais um mesmo valor é dividido entre vários profissionais. Normalmente, isso acontece em estabelecimentos com autônomos ou profissionais liberais, como clínicas e salões de beleza.

Na gestão de academias, a ideia funciona quando os valores precisam ser distribuídos de forma diferente. Por exemplo, na contratação de personal trainers ou de professores registrados como PJ.

Quais outras soluções da Granito são úteis para uma academia?

A cobrança recorrente da Granito é outra solução útil para academias. Por meio dela, é possível contar com pagamento recorrente automatizado, com cobranças programadas no cartão do cliente.

A vantagem é a possibilidade de cobrar sem interferir no limite de cartão do cliente, o que aconteceria em um parcelamento comum. Nesse caso, o aluno não precisa ir para o caixa todo mês e renovar sua assinatura.

Aqui, você conta com taxas mais baixas principalmente por não se tratar de uma compra parcelada. As cobranças seguem a lógica do crédito à vista e ainda diminuem os riscos de contestação de compra.

A gestão de academia passa pelo controle das finanças, investimento em estrutura, captação de alunos e qualificação das equipes. É uma atividade que tem se profissionalizado com a mudança de perfil de empreendedores do ramo.

As soluções da Granito Pagamentos podem trazer transações mais econômicas. Se a solução recorrente ajuda a driblar as taxas do parcelamento, a divisão de vendas contorna a bitributação. Por isso, a marca conta com soluções diferentes das oferecidas no mercado e pode realmente diminuir custos e atrair clientes.

Ainda existe um atendimento dedicado a responder todas as suas dúvidas. Não deixe de entrar em contato!

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