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Gestão de recebíveis: como fazer de forma eficiente

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Comandar uma empresa exige muito cuidado com as finanças, principalmente na hora de lidar com a gestão de recebíveis. Esse tipo de controle é fundamental para preservar a saúde das contas, especialmente em segmentos em que há grande flutuação no volume de vendas.

Apesar de sua importância, muitos empreendedores não sabem como implementar a gestão de recebíveis e utilizar o dinheiro da empresa de maneira eficiente no dia a dia. Pensando nisso, organizamos um guia detalhado sobre a gestão de recebíveis, apresentando como ela deve ser feita na prática e quais ferramentas podem facilitar esse processo.

Então siga a leitura e descubra como dominar as principais estratégias a fim de otimizar o uso dos recebíveis da empresa!

O que é gestão de recebíveis?

A gestão de recebíveis é basicamente cuidar do dinheiro que sua empresa deve receber. Quando se vende algo a um cliente, ele geralmente não paga imediatamente. Esse conceito está ligado ao processo que garante o recebimento do dinheiro de forma eficiente e no prazo combinado.

Essa prática inclui tarefas como o envio de faturas claras, políticas sobre quem pode comprar a crédito, garantias de cobrança das pessoas e negociação, caso alguém esteja com dificuldades para pagar.

Ou seja, é como cuidar para que o dinheiro que sua empresa ganha seja gerenciado da melhor forma possível, para que sempre tenha o suficiente a fim de continuar operando e crescendo.

Como funciona essa gestão?

O funcionamento da gestão de recebíveis envolve uma série de etapas e práticas que devem ser implementadas na hora de garantir eficiência. Por meio delas, é possível reduzir a inadimplência e aumentar a taxa de lucro.

Por exemplo, antes de vender a crédito, a empresa estabelece políticas com a intenção de avaliar a capacidade financeira dos clientes, e, quando as vendas ocorrem, são emitidas faturas com detalhes que ajudem a evitar erros.

Além disso, elas são enviadas aos clientes, muitas vezes por meios eletrônicos. Lembre que uma comunicação clara sobre os termos de pagamento é essencial nessa fase e pode ajudar a manter tudo funcionando de forma eficaz.

Os pagamentos podem ocorrer por meio de diferentes formas, como transferência bancária, cheque e cartão de crédito. Se um cliente não pagar na data de vencimento, a empresa inicia processos de cobrança.

Muitas companhias utilizam sistemas automatizados para agilizar o processo, emitindo faturas automaticamente, enviando lembretes de pagamento e registrando transações. Em situações em que os clientes enfrentam dificuldades financeiras, é possível negociar condições especiais ou planos de pagamento para evitar a inadimplência.

Para que serve a gestão de recebíveis?

Investir na gestão de recebíveis é muito útil no intuito de garantir que a empresa receba o dinheiro mesmo em casos de dificuldades por parte dos clientes. Por exemplo, existem consumidores que acabam esquecendo as suas pendências.

Com uma boa gestão de recebíveis, é possível lembrá-los e evitar atrasos. Assim, torna-se possível manter o fluxo de caixa em dia, minimizar a inadimplência, além de garantir a sustentabilidade financeira do negócio.

Qual é a importância de uma boa gestão de recebíveis?

Investir em uma boa gestão de recebíveis é essencial a fim de manter a saúde financeira da empresa. Por meio dela, consegue-se estabelecer políticas eficientes de concessão de crédito, emitir faturas claras e adotar práticas de cobrança adequadas.

Além disso, esse gerenciamento ajuda a garantir que os valores devidos sejam recebidos pontualmente. Isso não apenas sustenta as operações diárias, permitindo pagamentos de fornecedores e despesas operacionais, mas também fortalece a capacidade da empresa para investir, crescer e enfrentar eventuais desafios econômicos.

Além disso, a gestão de recebíveis tende a trazer uma série de vantagens para a organização se diferenciar dos concorrentes e aumentar o nível de lucratividade obtido. Porém, para isso, é preciso entender as melhores práticas que precisam ser adotadas.

Quais são as vantagens de uma boa gestão de recebíveis?

Após entender a importância da gestão de recebíveis, que tal descobrir mais benefícios que ela pode gerar na sua empresa? A seguir, destacamos vários deles de forma detalhada. Continue a leitura e confira!

Redução do tempo

A gestão de recebíveis eficiente pode ajudar a sua empresa a ter melhores resultados e otimizar o uso de tempo em tarefas operacionais. Essa possibilidade surge a partir da automação de processos.

Por exemplo, atividades como emissão de faturas, lembretes de pagamento e conciliação financeira podem ser automatizadas por meio de ferramentas adequadas. Ao optar por usar soluções que permitem esse tipo de ação, é factível reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas manuais, liberando recursos para atividades mais estratégicas.

Maior segurança

Com o desenvolvimento do meio digital e de pagamentos que envolvem esse ambiente, aspectos de segurança tornam-se cada vez mais importantes. O mesmo é válido na hora de fazer a gestão de recebíveis.

Por exemplo, ao garantir o recebimento pontual dos valores devidos, é possível ter maior previsibilidade financeira. Além disso, pode-se implementar soluções que evitam fraudes e situações prejudiciais para o empreendimento e para os clientes.

Esse tipo de recurso oferece segurança para o pagamento de despesas operacionais, salários e investimentos, fortalecendo a estabilidade financeira da empresa, além de melhorar a confiabilidade da instituição.

Aumento da integração

Também é relevante fazer integrações a fim de promover a colaboração e ter mais eficiência na empresa. Com uma gestão adequada dos recebíveis, esse tipo de benefício torna-se plausível.

Isso acontece porque esse gerenciamento integra os diferentes departamentos do negócio, especialmente entre as áreas financeira e comercial. Dessa forma, é possível melhorar a comunicação interna, alinhando as estratégias de vendas com as metas financeiras, o que é fundamental para o sucesso global da empresa.

Redução da inadimplência

Uma boa gestão de recebíveis resulta em níveis menores de inadimplência. Por exemplo, ao incorporar sistemas tecnológicos, a empresa pode monitorar continuamente os pagamentos, identificando padrões e comportamentos dos clientes.

A automatização das cobranças, por meio de lembretes e processos consistentes, garante uma abordagem eficaz na recuperação de valores em atraso. Além disso, a análise de riscos durante a concessão de crédito permite a avaliação antecipada da probabilidade de inadimplência.

Todos esses fatores acabam contribuindo para a redução de riscos desde o início da relação comercial. Por isso, investir em boas práticas e saber como fazer uma gestão de recebíveis de maneira eficaz é tão importante para o sucesso do negócio.

Suporte para tomada de decisões

Por fim, vale destacar que a gestão de recebíveis tende a melhorar o processo decisório da empresa. Com base em informações precisas sobre o desempenho, você consegue escolher os caminhos mais adequados com o objetivo de manter o seu negócio sustentável. 

Além disso, fica mais fácil antecipar possíveis desafios, identificar oportunidades de melhoria e ajustar suas estratégias de acordo com a situação financeira atual. Assim, reduzem-se os riscos e garante-se mais eficiência nas operações.

Como fazer gestão de recebíveis?

A gestão de receitas da empresa é um pilar central na saúde financeira de qualquer projeto. Ao adotar alguns cuidados específicos, você consegue ter certeza de que os valores recebidos serão utilizados de modo eficaz. Siga a leitura e descubra quais são os principais passos para ter sucesso em sua gestão.

Faça um acompanhamento

O primeiro passo para utilizar os recursos da empresa de maneira inteligente é por meio de um sistema de acompanhamento que registre datas de vencimento, valores a receber e status de pagamento. Tal detalhamento é crucial para que as informações sejam repassadas em tempo real e tragam valor para a análise.

Monitorar os registros de recebíveis também contribui para identificar padrões do comportamento do consumidor, ajustar as estratégias e garantir que a gestão financeira empresarial esteja alinhada com as demandas do estabelecimento.

Além disso, existem aplicativos ou portais ligados a empresas que disponibilizam as máquinas de pagamento, como a Granito, que permitem essa visão mais clara e completa sobre os valores de recebíveis a cada período.

Controle inadimplências

Outro fator presente nas pequenas e médias empresas é a inadimplência. Esse problema pode trazer graves prejuízos financeiros, além de um grande desgaste para os responsáveis por realizar as cobranças.

Ao conhecer seus indicadores de inadimplência, é possível entender se sua política de pagamento está alinhada, ou se é preciso adotar uma nova estratégia para lidar com clientes em atraso. Nesse caso, vale a pena adotar lembretes automáticos, negociações amigáveis ou, até mesmo, procedimentos legais.

Padronize os processos

Criar procedimentos padronizados para o faturamento, a emissão de notas e as cobranças é indispensável para ter maior organização. Especialmente para empresas que realizam um grande volume de vendas, esse tipo de cuidado faz com que todas as demais fases de gestão sejam simplificadas.

Esse tipo de cuidado na padronização simplifica a gestão, reduz o volume de erros e contribui para a consistência dos processos. Além disso, um registro organizado ajuda na hora de criar indicadores importantes para o longo prazo.

Conte com diferentes opções de pagamento

Outra prática que deve estar no planejamento do negócio para assegurar mais eficiência na gestão de recebíveis é oferecer aos clientes diferentes opções de pagamento. Para isso, é fundamental implementar um sistema de pagamento versátil e fácil de usar. 

Por exemplo, investir em máquinas de cartão de crédito e débito, carteiras digitais e até mesmo soluções de pagamento móvel garante que os consumidores tenham disponível formas que preferem e que não vão esquecer-se de realizar o pagamento. 

Além disso, essa abordagem diversificada não apenas atende às diferentes preferências dos consumidores, mas também amplia a base de clientes e otimiza a eficiência na gestão financeira.

Use a tecnologia a seu favor

Implementar a tecnologia na gestão de recebíveis do seu negócio é uma parte fundamental para fazê-la de maneira eficiente. Essa etapa envolve a implementação de softwares integrados para automatizar processos de cobrança.

Além disso, boas ferramentas podem melhorar a conciliação de pagamentos, reduzir erros e proporcionar uma visão estratégica da saúde financeira da empresa, resultando em maior eficiência operacional e maximização do fluxo de caixa.

Vale contar com parcerias de confiança e que já apresentam uma boa reputação no mercado de soluções de gestão financeira. Assim, você tem à disposição recursos que vão garantir mais eficiência e melhores resultados.

Quais cuidados tomar?

Agora, você já sabe como fazer a gestão de recebíveis do seu negócio. Porém, ainda é preciso conhecer os cuidados que devem ser tomados para evitar erros que possam prejudicar o bom andamento desse gerenciamento.

Por exemplo, é preciso estabelecer critérios claros sobre a concessão de crédito para evitar riscos excessivos e inadimplência. Fazer um acompanhamento constante dos recebíveis para identificar e abordar rapidamente contas em atraso é mais um cuidado essencial para manter as contas da empresa em dia.

Ainda é válido manter um bom relacionamento com o cliente, pois essa prática tende a facilitar a comunicação e evitar inadimplência. Além disso, ajuda a combater desentendimentos que tendem a gerar prejuízos para a empresa e danos à imagem dela.

Também vale investir em treinamento da equipe para assegurar que eles tenham uma abordagem adequada para lidar com potenciais dificuldades. Por fim, ainda tem as soluções tecnológicas. Explicamos mais sobre elas, a seguir.

Como a tecnologia pode auxiliar?

A tecnologia é uma indispensável aliada na hora de realizar a gestão de recebíveis, especialmente por conta de ferramentas que foram desenvolvidas exclusivamente para pequenas e médias empresas.

A automação dos meios de pagamento, por exemplo, é essencial para reduzir a probabilidade de erro, evitar fraudes e poupar tempo durante as transações financeiras da companhia.

Além disso, aplicativos e portais, como os desenvolvidos pela Granito para seus clientes, permitem que você tenha um acompanhamento ainda mais próximo das finanças da sua empresa. Por meio dessa tecnologia, é possível acessar sua agenda financeira, solicitar a antecipação de recebíveis e ainda realizar uma gestão completa de suas vendas.

Na hora de realizar a gestão de recebíveis de sua empresa, é fundamental ter um bom planejamento para o uso desse valor. Isso permite que haja capital de giro, um bom fluxo de receitas e caixa disponível para realizar investimentos capazes de alavancar sua marca.

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