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Dirf: tudo o que você precisa saber sobre essa declaração

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Manter-se em dia com o envio das declarações contábeis e tributárias exigidas por lei é fundamental para organizar as finanças e preservar a saúde financeira de pessoas físicas, mas principalmente, das jurídicas. Afinal, sua própria rotina de funcionamento está condicionada à entrega correta de tais obrigações.

Esse tema é importante, pois é necessário evitar possíveis sanções e impedimentos que podem ser aplicados por parte dos órgãos de fiscalização, caso as exigências legais não sejam cumpridas conforme as regras e prazos estipulados para cada uma delas. Porém, o intuito deste material é focar o nosso estudo em apenas uma dessas declarações, a Dirf.

Esse é um documento de extrema relevância e que faz parte de um dos instrumentos de maior arrecadação de recursos para o financiamento das atividades desenvolvidas pelo estado brasileiro. O objetivo deste material é ser um verdadeiro guia sobre tudo o que você precisa saber sobre a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte.

Ao longo deste conteúdo, você vai poder assimilar muitas informações sobre o que é essa declaração, como ela funciona, quem precisa entregá-la, prazos e outros esclarecimentos relevantes. Ao final, você vai conferir dicas importantes sobre como emitir corretamente essa declaração e como evitar erros ao longo de todo esse processo. Aproveite o material e faça uma boa leitura.

O que é Dirf?

Dirf é uma sigla para Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte. Na prática, representa uma ferramenta utilizada para o registro do pagamento automático de tributos. Assim, o seu funcionamento é semelhante aos rendimentos de um investimento, por exemplo, um CDB, que ao ser resgatado sofre um desconto automático relativo ao pagamento do IR.

Ainda que o pagamento seja executado no mesmo instante, sem nenhuma participação de quem recebe o desconto, também é preciso monitorar o outro lado. Sendo assim, a Receita Federal precisa saber se o recolhimento do imposto foi feito da maneira correta, conforme determinam as suas normativas.

Podemos descrever a Dirf como um declaração obrigatória a todas as pessoas físicas e jurídicas que efetuaram pagamentos com IR retido, PIS e Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), Contribuição Social e outros pagamentos a residentes no exterior, sejam eles pessoa física, sejam pessoa jurídica.

Como uma obrigação acessória da Declaração de Imposto de Renda, a não entrega da Dirf pode prejudicar o envio da sua declaração pessoal de IR, gerando multas e aumentando os riscos de ser enquadrado na famosa malha filha da Receita Federal (caso você esteja dentro da categoria que emite rendimentos tributados na fonte).

Agora que você já sabe qual a finalidade da Dirf, vamos avançar e descobrir como se dá o funcionamento e as características dessa declaração. Assim, vamos detalhar quais são os prazos para entrega, qual a abrangência da obrigatoriedade, qual a forma correta de apresentação e outras dicas importantes para evitar erros e sanções.

Por se tratar de um documento de envio manual, é muito comum que existam dificuldades ou dúvidas operacionais para lidar com o sistema. Portanto, precaver-se contra possíveis erros é essencial para evitar dores de cabeça, já que anualmente milhares de declarações são entregues apresentando inconsistências.

Na prática, isso representa retrabalhos com correções e desperdício de tempo e recursos. Saiba que, em muitos casos, é necessário dar atenção a detalhes específicos da norma que rege essa declaração. Para esses casos, é possível que você não encontre a instrução necessária, dada a complexidade que tais situações podem apresentar.

Por isso, é recomendado o auxílio de profissionais contábeis experientes, para que você tenha a melhor orientação para a sua demanda particular.

Detalhes do documento

Para exemplificar a finalidade da Dirf, imagine uma empresa que recolhe o IR dos seus funcionários. O detalhamento dessas retenções referentes ao pagamento dos seus colaboradores deverá ser descrito na Dirf, incluindo o pagamento para outras empresas durante o ano-calendário imediatamente anterior à emissão. Assim, em 2021, por exemplo, a Dirf trará informações relacionadas aos pagamentos realizados em 2020, e assim sucessivamente.

O prazo para entrega desse documento à Receita Federal é até o último dia de fevereiro. Caso esse período não seja respeitado, pode gerar multa. Portanto, a Dirf nada mais é do que um tipo de declaração cuja apresentação deve ser feita pela fonte pagadora com o objetivo de informar ao fisco (no caso, a secretaria da Receita Federal), dados sobre a movimentação financeira de pessoas físicas ou jurídicas. Dentre eles, o documento deve fornecer informações sobre:

  • quais foram os rendimentos pagos às pessoas físicas com domicílio legal no Brasil, como o pagamento de empregados assalariados, no caso de pessoas jurídicas;
  • quais valores do Imposto de Renda (IR) foram retidos diretamente na fonte, bem como outras contribuições, conforme os rendimentos creditados ao beneficiário;
  • quais os valores utilizados para pagamento de pessoas no exterior, seja por meio de entregas, seja por crédito, envio de remessas, serviços etc. Esses movimentos precisam constar na Dirf, ainda que não haja retenção do Imposto de Renda;
  • quais valores foram distribuídos entre os sócios como lucro oriundo dos resultados de uma empresa (lembrando que existe diferença entre lucro e faturamento);
  • quais os casos em que a alíquota incidente do imposto é zero, ou casos especiais isentos de tributação;
  • quais os valores que foram pagos em planos de saúde e previdência;
  • quais os pagamentos realizados para pessoas jurídicas em que foram retidos impostos e taxas, como IR, PIS, Cofins e CSLL.

Cada uma das informações listadas acima pode ser adicionada em um campo específico no sistema que gera a declaração, chamado de PGD (Programa Gerador de Declarações).

Como funciona?

A Dirf deve incluir o valor apurado conforme o tipo de retenção e a identidade daquele que se beneficiou com o pagamento ou a transferência de recursos. Essas informações precisam ser apresentadas de acordo com o que é determinado pela regulamentação do Imposto de Renda e demais instruções normativas da Receita Federal do Brasil, aplicáveis à Dirf.

Outro ponto importante é que a pessoa jurídica que tenha feito a retenção também está sujeita à entrega obrigatória da Dirf sobre os pagamentos efetuados para outras pessoas jurídicas. Assim, ainda que sejam feitas em um único mês do ano-calendário, essas retenções precisam ser declaradas, como a contribuição para o PIS/PASEP, Cofins e CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).

Essas regras têm por objetivo fornecer à Receita Federal do Brasil as informações relevantes e necessárias para atestar a capacidade financeira dos contribuintes. Assim, ao realizar esse controle, os órgãos tributários conseguem planejar ações para evitar a fuga de impostos do erário público (chamada de sonegação fiscal).

Portanto, mesmo que não haja redução ou isenção do Imposto de Renda, todos os ganhos e demais rendimentos auferidos pelas pessoas acima mencionadas precisam ser comunicados ao fisco mediante essa declaração.

Como veremos no tópico específico que detalha as punições, em caso de não entrega da Dirf, aqueles indivíduos que deliberadamente se omitem em cumprir com as suas obrigações fiscais ficam sujeitos a sofrer penalidades, como as multas tributárias, até que regularizem a sua situação. Dessa forma, é preciso atenção para não acabar prejudicando o caixa e o capital de giro da sua empresa com despesas adicionais, como multas que podem ser facilmente evitadas.

Quais são os prazos e como fazer a emissão?

Agora que já sabemos o que é a Dirf, como ela funciona e qual a sua finalidade, é importante entendermos quais são os prazos de entrega da declaração e como fazer o seu envio, na prática, para a Receita Federal. O prazo máximo para o envio da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte à Receita Federal é às 23h59min59s do dia 28 de fevereiro de cada ano.

Esse envio precisa ser feito por meio do PGD, um programa disponibilizado para download no site da Receita. Depois de instalado em seu computador, basta preencher os dados solicitados, ou fazer o upload das suas informações diretamente do seu sistema de gestão contábil (caso tenha essa funcionalidade).

Segundo a ADE Cofis 34/2020, o PGD passou por algumas alterações de layout já para o ano de 2021, o que exigiu atenção ao uso do sistema que gera o arquivo da Dirf para evitar problemas no envio. Nunca é demais reforçar que a não entrega dessa declaração dentro do prazo determinado gera multa.

Portanto, esteja atento às datas e, caso não tenha todos os dados até esse prazo final, não se preocupe, pois ainda é possível enviar a declaração de forma incompleta e, em seguida, retificá-la quando estiver com todas as informações reunidas. É interessante conhecermos, também, o que acontece depois que a declaração é gerada e enviada à Receita Federal, pois as suas obrigações não findam após a finalização do documento.

Após o envio, é preciso disponibilizar o Informe de Rendimentos aos colaboradores com vínculo com a empresa, para que eles possam preencher o seu IRPF (Imposto de Renda Pessoa Física), caso tenham um rendimento igual ou superior a R$28.559,70 (valor em 2021). Além disso, os valores correspondentes ao seguro de vida e previdência complementar pagos no ano anterior também devem ser comunicados aos colaboradores.

Porém, quando não há vínculo empregatício com a empresa, como no caso dos trabalhadores autônomos, o profissional deverá ser informado sobre os pagamentos efetuados acima de R$6.000,00, mesmo que não haja retenção de impostos na fonte.

Todas essas informações devem constar na Dirf, pois a Receita Federal executa o cruzamento desses dados com as declarações de pessoas físicas desses profissionais, por meio da DIRPF (Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda das Pessoas Físicas). Qualquer diferença entre esses dados será detectada, levando a uma apuração mais detalhada, a fim de identificar a origem da inconsistência, se é a empresa ou o empregado.

Estabelecida a origem, o responsável cai na “malha fina”, podendo sofrer pesadas sanções, a depender do caso. Após o envio da Dirf, o responsável pode acompanhar o andamento da sua declaração diretamente pelo sistema da Receita.

A Dirf é obrigatória? Quem precisa declarar?

Sim, a Dirf é obrigatória para todas as situações descritas no primeiro tópico deste material, tanto para as pessoas físicas quanto jurídicas. Dessa forma, é preciso manter os pagamentos regularizados e estar atento a todos os prazos determinados para apresentação da declaração. A cada ano, a Receita Federal divulga as normas relacionadas à obrigatoriedade da Dirf.

Em 2020, por exemplo, essas regras foram publicadas no Instrução Normativa RFB 1.915/2019, referente ao ano-calendário de 2019. Nela, constava a obrigatoriedade de declaração a todos os entes que efetuaram pagamentos ou créditos com retenção de IR e demais contribuições sociais, como Cofins, CSLL e PIS. É importante destacar que mesmo que esses pagamentos não sejam recorrentes, ou tenham ocorrido em um único mês do ano de referência, ainda assim precisam ser declarados.

Confira, a seguir, mais casos que levam à obrigatoriedade dessa declaração!

Casos em que há a retenção do Imposto de Renda na fonte

Pessoas físicas e jurídicas que tenham retido o IR por conta do pagamento de salários e outros rendimentos aos seus colaboradores, mesmo que em um único mês do ano-calendário, representando a si mesmos ou terceiros. Por exemplo:

  • condomínios edifícios;
  • empresas privadas ou públicas sediadas no Brasil;
  • instituições de administração ou intermediação de clubes e fundos de investimentos;
  • órgãos responsáveis pela gestão de mão de obra portuária e outras organizações individuais.

Casos em que não há a retenção do Imposto de Renda na fonte

São obrigadas a declarar a Dirf as empresas que, mesmo sem reter o IR, se enquadrem nas seguintes categorias:

  • candidatos a cargos públicos eletivos e seus respectivos vices, suplentes ou substitutos;
  • organizações que gerenciam a prática de desportos olímpicos regional e nacionalmente;
  • pessoas físicas e jurídicas residentes e domiciliadas no Brasil que enviaram algum tipo de remessa ao exterior para outras empresas ou indivíduos, por meio de crédito, pagamentos, emprego etc.

É importante notar que empresas optantes pelo Simples Nacional não estão isentas da entrega da Dirf apenas por adotar esse tipo de regime tributário. Tais organizações podem ser enquadradas na obrigatoriedade em diferentes situações, o que demonstra a necessidade do apoio de um profissional contábil para análise e orientação de cada caso específico.

Como evitar erros?

Como citado, por se tratar de uma declaração com preenchimento manual, não é incomum haver erros no envio desses documentos. Apenas para que você tenha uma noção do quão corriqueira é essa realidade, segundo dados disponibilizados pela própria Receita Federal e publicados no portal Agência Brasil, mais de 700 mil declarações do Imposto de Renda Pessoa Física apresentaram algum tipo de inconsistência, apenas no ano de 2019.

Essas inconsistências podem levar os contribuintes à malha fina. Isso acaba por demandar mais tempo e esforço para resolver pendências e retificar informações, até que se consiga regularizar novamente a situação junto à Receita. Com relação às pessoas jurídicas, outros dados da Receita Federal revelam que mais de 5 mil empresas foram autuadas em 2019, devido a algum tipo de incompatibilidade em suas declarações.

Portanto, não há segredo para prevenir erros durante a emissão da Dirf. É necessário atenção e o cultivo de boas práticas de registro e controle de dados, para reduzir as chances de falhas e, assim, evitar problemas com o fisco. O papel dos profissionais financeiros e contábeis merece destaque mais uma vez, pois eles são os únicos gabaritados para oferecer o suporte necessário. Isso é ainda mais importante para as empresas de pequeno porte, que costumam concentrar atividades em poucos ou, até mesmo, em um único indivíduo.

O que acontece se não for entregue?

Chegamos ao último tópico do nosso guia sobre a Dirf. Até aqui, já estudamos qual a finalidade dessa declaração e como ela funciona, na prática. Porém, ainda nos resta abordar sobre as penalidades a que estão sujeitos aqueles que se omitem em entregar a Dirf dentro do prazo vigente.

Por atraso na entrega ou não apresentação das declarações, a IN SRF 197 prevê uma multa correspondente a 2 % sobre a quantia de impostos e contributos comunicados na declaração, ainda que haja pagamento integral. No entanto, a multa é limitada a 20% do total do imposto devido, devendo ser aplicado um valor mínimo, que é anualmente ajustado pela Receita Federal.

Para início da contagem do período sujeito a penalização, é considerado o dia imediatamente posterior ao fim do prazo estipulado para entrega da declaração. Já o termo final corresponde à data da entrega ou formalização jurídica (lavratura) do auto de infração.

O valor mínimo da multa, em 2021, foi de R$200,00, tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas inativas, ou que estejam enquadradas no regime de tributação Simples Nacional. Em todas as outras situações, o valor mínimo da multa é de R$500,00.

Pode haver redução desses valores em 25%, para aqueles que apresentaram a declaração dentro do prazo estabelecido por intimação judicial, ou até 50%, para aqueles que apresentaram a declaração também fora do prazo, mas antes do recebimento de qualquer ofício de cobrança.

O fisco federal tem o IR como um dos seus principais tributos, sendo o montante arrecadado por meio dele uma fonte de receita importante para o financiamento dos gastos públicos para diferentes finalidades, como assistência social, educação, saúde, folha de pagamentos de servidores etc. Sendo assim, é do interesse do estado adotar ações que visem impedir a evasão fiscal, e simplificar a fiscalização de pagamento.

Para atingir esse objetivo, optou-se por transferir para a fonte pagadora de renda, ou seja, para as empresas que pagam salários e outros proventos aos seus trabalhadores, a responsabilidade de recolher o tributo devido. Essa é a chamada “retenção do imposto na fonte”.

Além da retenção, as empresas e outras fontes pagadoras também foram obrigadas à elaboração anual da Dirf. Desse modo, o contribuinte recebe seus rendimentos já com o desconto do IR, cabendo ao seu empregador ou contratante a obrigação de prestar contas sobre o recolhimento do imposto à Receita Federal do Brasil.

No entanto, apesar de ser o real pagador do imposto, o contribuinte não é responsável por fornecer as informações exigidas por lei. Assim, em caso de inadimplemento da obrigação tributária, ele é isento de qualquer penalidade, cabendo a quem executa o recolhimento a responsabilização. Portanto, para evitar transtornos, o ideal é entender o sistema tributário e se manter em conformidade com a legislação em tempo hábil.

Como vimos, a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte é uma obrigação fiscal para a maior parte das empresas de todos os nichos e setores econômicos, e também para algumas pessoas físicas que se enquadram nas situações já descritas. Ainda que este material seja muito completo, é natural que não esgotemos todos os pormenores dessa declaração, pois existe uma variedade de casos e aplicações.

Portanto, se ainda tiver alguma dúvida sobre uma situação específica não abordada aqui, recomendamos consultar os materiais disponibilizados pela própria Receita Federal, como as guias em que consta o passo a passo sobre a utilização do seu programa de envio da declaração (PGD).

Temos certeza de que, ao longo deste conteúdo, você conseguiu assimilar mais informações a respeito da finalidade, funcionamento e características da Dirf. Além disso, ficou clara a importância de se manter em dia com essa declaração, tendo em vista as possíveis complicações legais e outras penalidades, como multas e restrições.

A Dirf pode ser compreendida, basicamente, como um extrato de movimentações, sendo utilizada pelas empresas para notificar a Receita Federal sobre os valores que foram retidos na fonte ao realizar o pagamento dos seus colaboradores. Para evitar sonegação fiscal, os dados informados são cruzados pela Receita com aqueles declarados pelos empregados em suas Declarações de Imposto de Renda Pessoa Física.

Diante de tantos controles, omitir a entrega dessa declaração ou tentar de alguma maneira fraudá-la pode representar grandes riscos, tanto para o indivíduo quanto para as empresas. Dessa forma, é necessário cumprir essa obrigação e, caso sinta necessidade de auxílio, não hesite em procurar ajuda profissional. Somente profissionais da área contábil têm o know-how necessário para fornecer a melhor orientação e suporte sobre tudo o que envolve a gestão financeira para pequenas empresas.

Agora que você tem todas as informações sobre o que é a Dirf, aproveite para compartilhar conosco as suas impressões sobre o tema, além das suas dúvidas. Ajude-nos a enriquecer ainda mais este material, deixando o seu comentário, pois as suas informações e experiências podem ser relevantes para mais pessoas.

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