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Como organizar as finanças da empresa? Guia prático

como organizar as finanças da empresa

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Pequenos empresários precisam atuar com o máximo de precisão para conquistar o sucesso que almejam, sobretudo, em tempos tão competitivos e em um país que oferece tantas oportunidades quanto dificuldades, como o Brasil. Pensando nisso, preparamos este guia prático, mostrando como organizar as finanças da empresa.

Mesmo que o negócio esteja começando do zero, é crucial fazer um excelente planejamento acerca dos gastos e investimentos, mantendo uma gestão mais simplificada, que ajudará a evitar prejuízos e a tomar decisões melhores, mesmo em tempos de crise. Continue lendo o conteúdo e descubra como fazer isso!

O que são as finanças da empresa?

Podemos definir as finanças de uma empresa como o gerenciamento do capital obtido e dispensado pelo negócio, no contexto de como a organização lida com todas as atividades financeiras necessárias para sua existência e sua operação. Trata-se de ir além do mero fluxo de caixa, mas de incluir, também, como os recursos são administrados e investidos.

É comum que, em empresas de pequeno porte, o próprio empresário cuide da função. Para instituições maiores, via de regra, há um departamento voltado para isso. Entre os principais objetivos, está o de elevar o valor monetário do empreendimento como um todo, garantindo a existência dos fundos necessários para as suas atividades.

Por que as finanças da empresa são tão importantes?

A resposta para essa pergunta pode parecer óbvia, visto que é o aspecto financeiro que determina se uma empresa fecha o mês com lucros ou se tem problemas em arcar com salários, benefícios, impostos, fornecedores, contas recorrentes, despesas extraordinárias e assim por diante, chegando ao risco de ter que encerrar suas próprias atividades.

Entretanto, o fato é que a gestão financeira é um processo fundamental e mais relevante do que poderíamos imaginar. Com as fortes mudanças tecnológicas e econômicas que o mundo vem experimentando nos últimos anos, esse é um fator determinante para vencer os desafios do dia a dia e atingir os objetivos organizacionais traçados.

Há uma necessidade muito maior de fazer investimentos e aquisições de novas ferramentas, fazendo com que as finanças sigam muito além de apenas administrar receitas e gastos, mas também, de conferir capacidade de crescimento e desenvolvimento para o negócio. Além disso, posicioná-lo com autoridade e credibilidade em seu segmento de atuação.

Manter a conformidade nesse setor, portanto, passa a ser uma função-chave, que maximiza o valor da organização e demanda planejamento em curto, médio e longo prazos, com ações e estratégias bem definidas, além de análises contábeis. As finanças da empresa são uma área vital, na qual um descuido pode comprometer a continuidade operacional da instituição.

Como a organização ajuda na saúde financeira?

Agora que você já aprendeu um pouco mais sobre a importância das finanças da empresa, é bem provável que esteja querendo entender alguns elementos para melhorar esse tipo de gestão no seu próprio negócio. Por isso, é altamente recomendável que você reconheça o valor da organização dentro do contexto empresarial.

Seu empreendimento precisa ter uma análise clara e precisa de tudo aquilo que influencia o seu caixa, até para que ele cresça de maneira saudável e constante. Mais do que as entradas e saídas, é fundamental ter plena noção de quais produtos e serviços geram mais lucros, quais são as principais despesas, quanto custa sua folha e assim por diante.

Para isso, é possível fazer uso de algumas ferramentas, como os famosos sistemas de gestão. No contexto atual, eles podem ser considerados imprescindíveis para a administração de empresas, centralizando dados e informações relevantes em um só local, podendo gerar relatórios, lembrar prazos e aumentar a organização nos processos internos.

O ato de se organizar, portanto, ajuda nas ações mais básicas até as decisões estratégicas, de forma que seja possível minimizar a ocorrência de erros e conseguir obter ganhos mais sustentáveis e mantidos, permitindo agir em prol da qualidade. Na verdade, o maior motivo da organização é fazer que tudo funcione de forma certeira, com total precisão.

Como organizar as finanças? Veja nossas dicas

Você ampliou bastante os seus conhecimentos sobre a relevância de organizar as finanças da empresa e viu como isso pode ajudar muito além do que no mero aspecto econômico, mas até mesmo na tomada de decisões estratégicas e de investimento. Por isso, vamos dar algumas dicas para você aplicar no seu negócio. Acompanhe.

Elabore um bom plano de negócios

Você ainda não tem um plano de negócios? Então, é hora de parar e refletir, visto que esse recurso deve ser feito no princípio de qualquer empresa e ajuda muito na organização financeira depois. Trata-se de um documento de gestão, que serve para nortear todo o desenvolvimento e crescimento de qualquer empreendimento.

Para elaborá-lo, você deve analisar e tratar dos fundamentos da sua instituição, transcrevendo quando são seus valores, missão, objetivos e metas em curto, médio e longo prazos. Ali, também devem constar dados sobre a concorrência, os produtos ou serviços que você oferece e as projeções iniciais de faturamentos e despesas.

Separe finanças empresariais e pessoais

Um dos passos mais básicos para organizar as finanças, especialmente, quando falamos de pequenos negócios, consiste em separar os recursos empresariais dos pessoais. É muito comum que, quando é o próprio empresário que cuida dessa parte, ele acabe caindo na tentação de misturar as coisas, o que pode gerar sérios problemas.

Quando você não faz essa separação, fica impossível ter indicadores claros e uma boa compreensão de como o capital está entrando ou saindo no empreendimento. Por isso, o mais recomendável é que o proprietário separe para si um pró-labore e trate o fluxo de caixa de forma independente, como se fosse de outra pessoa.

Invista em ferramentas de automatização

Como falamos, a tecnologia é muito importante no contexto empresarial, e você não pode abrir mão de contar com uma ferramenta moderna no seu negócio. Felizmente, no mercado, existem muitas opções diferentes, com funcionalidades que podem atender com maestria às suas demandas e necessidades.

Um sistema de gestão, por exemplo, aposentará as planilhas de papel e facilitará sua administração financeira, ao mesmo tempo em que otimiza a operação e ajuda na conquista dos seus objetivos. Entre os recursos que você deve buscar, procure incluir a elaboração de relatórios, controle de contas a pagar, emissão de boletos e assim por diante.

Digitalize as formas de pagamento

Uma ação muito interessante no sentido de organizar as finanças da empresa consiste em digitalizar as formas de pagamento. Isso ajuda a ter controle e também confere mais credibilidade para o negócio, sobretudo, se você apostar no recebimento por meio de transações eletrônicas, com soluções customizadas para o seu cliente.

Dessa maneira, você ganha capacidade de atender a suas demandas e aumentar as vendas, o que é muito importante em um mercado tão competitivo quanto o atual. Isso também ajuda nos processos contábeis, visto que a digitalização permite melhor conferência e mais segurança no refinamento dos dados necessários para isso.

Não deixe de cultivar a disciplina

Uma das qualidades que um gestor ou empresário não pode deixar de ter é a disciplina. Empreender no Brasil é algo que oferece muitas oportunidades incríveis, mas também, desafios severos, para os quais devemos estar preparados com resiliência. Não há, portanto, como ter sucesso sem a devida dedicação e empenho.

Sendo assim, você deve ter foco no acompanhamento diário das finanças e operações, monitorando o desempenho e checando custos, faturamentos, lucros e assim por diante. Isso é ainda mais importante para empresas de pequeno porte, pois elas tendem a ser financeiramente mais frágeis e contam com menos recursos.

Faça a gestão adequada dos fornecedores

Na grande maioria das áreas do mercado, uma empresa precisa de insumos para negociar seus produtos ou serviços. Eles podem ser tanto a base do negócio quanto meros artigos para a execução das operações diárias, mas o fato é que, em maior ou menor nível, precisam ser considerados e administrados no contexto do fluxo de caixa.

Por isso, você deve fazer uma gestão adequada dos seus fornecedores, investindo na manutenção de um bom relacionamento, em especial, com aqueles que prestam serviços confiáveis e oferecem bons preços. É imprescindível fazer uma análise bem completa das instituições parceiras, atualizando condições e valores oferecidos.

Negocie boas condições de pagamento

É bem possível que você, eventualmente, receba solicitações de clientes para que reveja as condições de pagamento oferecidas. Da mesma forma, é bastante provável que você facilite para eles, pois é mais interessante dar descontos ou aumentar os prazos do que perder o dinheiro vindo desse consumidor, não é mesmo?

Esse mesmo princípio pode ser aplicado à sua empresa, com seriedade e estratégia. Quem faz negócio com você também tem interesse em receber, e é possível ajustar prazos, conseguir abatimentos ou parcelamentos quando necessário, para evitar que sua instituição tenha que arcar com um valor significativo de uma só vez ou pague juros excessivos.

Conte com auxílio de um profissional

Empresários de instituições de menor porte costumam, de uma forma geral, assumir a parte contábil do negócio, e isso pode ser prejudicial para quem precisa aprender como organizar as finanças da empresa. Excetuando-se casos nos quais o empreendedor entende muito sobre o assunto, contar com auxílio de um profissional pode ser muito importante.

O contador pode contribuir com o planejamento tributário do empreendimento e até as questões fiscais e de contabilidade, propriamente dita. Ele também pode oferecer consultoria para assuntos financeiros importantes. Trata-se de um profissional com total familiaridade com números e que pode trazer reflexões importantes para as questões econômicas.

Estabeleça uma quantia de capital de giro

Mesmo empreendedores iniciantes devem compreender a importância do capital de giro, principalmente, em momentos nos quais o mercado apresenta instabilidade e pode demandar maior flexibilidade por parte das empresas. Esse recurso pode ser extremamente necessário para que um negócio possa se manter e desenvolver de forma sustentável.

Contar com tal reserva em caixa pode ser crucial para que as operações possam ser sustentadas, como vencimento de contas, pagamento de fornecedores, manutenção do estoque, além de salários e impostos. É preciso ter uma quantia que permita que você consiga honrar os compromissos até os próximos recebimentos.

Tenha um excelente controle o estoque 

Muitos especialistas consideram o estoque como o coração da empresa e existem muitos motivos para isso. Afinal, problemas nesse setor podem fazer com que a operação simplesmente pare, deixando clientes e parceiros na mão. Obviamente, isso é algo bastante indesejável, que pode minar sua credibilidade no mercado e perante o público.

Estoque e finanças estão intimamente ligados e você não pode abrir mão desse controle, seja isso feito por meio de planilhas, seja com uso de um software de gestão. Dessa forma, você garante a eficácia dos processos internos e assegura a disponibilidade de produtos para venda ou dos insumos necessários para a prestação dos seus serviços.

Jamais deixe o seu capital parado

Essa é uma recomendação muito recorrente quando pensamos em termos de finanças pessoais, visto que a aplicação mais tradicional historicamente no Brasil, que é a poupança, perdeu muito de sua rentabilidade nos últimos anos, e não compensa mais. Porém, pensando no capital da empresa, o mesmo princípio se aplica.

Qualquer quantia parada se deprecia por conta da inflação, e isso pode causar perda de competitividade para o seu negócio. Mesmo que você não entenda muito sobre o assunto, procure o gerente do seu banco e faça com que os juros trabalhem a seu favor, e não o contrário. Existem investimentos variados e um deles, certamente, atende ao seu perfil.

Planeje muito bem a tomada de crédito

Um momento que chega na vida de muitos empresários no Brasil é a tomada de crédito. Embora isso seja comum, é muito importante que seja bem pensada, até para que não se perca a organização das finanças da empresa. Em muitas ocasiões, um empréstimo pode ser essencial para viabilizar a operação e a expansão dos negócios.

Entretanto, é preciso lembrar que isso envolve juros, e eles não costumam ser nada pequenos por aqui. O ideal é pesquisar bastante, observando quais são os bancos e instituições que oferecem linhas mais vantajosas para pessoas jurídicas. É recomendável ter o máximo de prudência, pois um passo em falso pode causar estragos irreversíveis.

Conte com uma reserva de segurança 

Mais do que o capital de giro, que é muito importante para a saúde financeira de qualquer empresa, outro ponto que merece ser considerado é a criação de uma reserva de emergência. Logicamente, isso nem sempre é possível, mas se trata de um recurso que pode servir para situações extraordinárias, sendo uma verdadeira salvação em momentos de crise.

No caso de investimentos, como dissemos, o ideal é que estejam alocados, pelo menos em sua maioria, em aplicações de liquidez alta, ou seja, que podem ser resgatadas rapidamente, sem maiores perdas de valor. Existem muitas alternativas no mercado, com o famoso CDB (Certificado de Depósito Bancário), bastante comum em bancos e corretoras.

Fique atento quanto ao longo prazo 

Um dos maiores aliados de quem deseja organizar as finanças da empresa é pensar em longo prazo. Esse é um atributo que deve se fazer presente em várias das dicas que falamos neste guia, desde o plano de negócios, passando pelas aplicações financeiras e controle de estoque, culminando na negociação com clientes e fornecedores.

Pouco adianta um sucesso fugaz, se você precisará fechar com lucros por muito tempo para ter êxito no seu empreendimento. Pensar com uma perspectiva de meses, ou mesmo de anos à frente, garante o seu futuro. Dessa forma, você pode se preparar para emergências e tomar as medidas necessárias, se for o caso.

Entenda o cenário atual do mercado

A última das dicas para organizar as finanças da empresa consiste em aumentar os seus conhecimentos sobre os processos internos do negócio e do mercado como um todo. Isso oferece elementos importantes e traz subsídios para a tomada de decisão, algo fundamental para um empreendedor que deseja ter êxito. 

Para prosperar, você precisa compreender o cenário financeiro atual e de que maneira você está se posicionando dentro do segmento. A internet pode ajudar nesse sentido, permitindo que você busque notícias, acompanhe as redes sociais dos seus concorrentes, veja quais práticas estão tendo sucesso e o que você pode aplicar na sua própria entidade.

Qual a importância de manter essa organização?

Se você chegou até aqui, os seus conhecimentos sobre como organizar as finanças da empresa já foram consideravelmente elevados, não é verdade? No entanto, se você ainda está em dúvida sobre como isso pode impactar o seu negócio, vamos mostrar a importância de manter essa organização. Veja.

Maior desenvolvimento da empresa

Um dos motivos que devem fazer com que você não abra mão de organizar as finanças da empresa é que isso permite um maior desenvolvimento do negócio. Afinal, o crescimento só é viável quando existem recursos para isso, de forma que a estruturação permita, inclusive, a manutenção da boa qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.

Sem organização, o empreendimento ficará bastante restrito aos aspectos operacionais do negócio, experimentando maiores dificuldades em aumentar a lucratividade. Do lado oposto, ao estar organizado, você tem mais facilidade em reunir dados, utilizar métricas, verificar indicadores e saber o que precisa ser melhorado em cada ação.

Grande economia de tempo e dinheiro

O tempo é considerado por muita gente como o recurso mais importante dos dias de hoje, e ele acaba sendo mais bem empregado quando você conta com uma boa organização das finanças da empresa. Isso ocorre porque os gastos e prejuízos são uma preocupação constante, que pode minar a produtividade e tirar muitas horas do empresário.

Porém, se você conta com ferramentas que ajudam a organizar os recursos e ter melhor controle do fluxo de caixa, o cenário muda totalmente. Você evita atrasos e também horas extras de colaboradores, que poderiam gerar custos consideráveis. Com a redução de erros, você também evita retrabalho e, logicamente, economiza dinheiro.

Melhor manejo dos riscos do mercado

Não dá para atuar em nenhum mercado sem correr riscos, não é mesmo? No entanto, com uma boa organização das finanças da empresa, é possível minimizá-los bastante, garantindo uma melhor segurança e integridade para a instituição. Isso é ainda mais importante para pequenos empresários, que contam com menos recursos disponíveis.

Ser eficaz na gestão, com o uso adequado dos dados obtidos da parte financeira, dos processos internos e dos próprios clientes, fará com que as chances de que uma falência aconteça sejam praticamente zero. Você terá maior facilidade em detectar problemas internos e externos, diagnosticando-os com eficácia e adotando as ações necessárias para revertê-los.

Possibilidade de estruturar os processos

Uma boa gestão, no contexto do empreendedorismo, exige processos cada vez mais ágeis e enxutos, sobretudo, do ponto de vista financeiro. Quem quer ser competitivo e viável no mercado atual não pode abrir margem para ter prejuízos desnecessários ou despesas não controladas, sob pena de perder competitividade.

Com um melhor controle de organização, gestores e colaboradores passam a ter uma visão mais ampla de todos os processos que envolvem as operações da companhia. Isso também ajuda a tomar decisões mais bem embasadas, com dados reunidos que permitem previsões de cenários futuros e ações para antecipá-los.

Aumento de desempenho e produtividade

Por fim, ao organizar as finanças da empresa, você ganha um aumento no desempenho e na produtividade do negócio como um todo. Isso ocorre, por exemplo, quando você evita despesas e prejuízos desnecessários, ganhando mais recursos para a contratação de funcionários ou serviços que possam contribuir para o seu sucesso em longo prazo.

O mesmo princípio se aplica se pensarmos que o dinheiro economizado pode ser investido em infraestrutura, equipamentos, ou mesmo, em treinamentos para a equipe, que poderá oferecer um melhor atendimento para o cliente. Com um negócio totalmente desorganizado economicamente, isso tudo certamente seria inviável.

Deu para perceber que a organização financeira deve ser encarada como o coração da sua empresa, certo? Há muitos recursos para isso, e conhecê-los é o primeiro passo para que seu empreendimento se destaque e se mantenha sustentável.

Gostou de aprender como organizar as finanças da empresa com este nosso guia prático? Quer contar com uma solução de recebimento por meio de transações eletrônicas, customizadas e com atendimento completo? Então, não perca mais tempo e entre em contato conosco!