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[Infográfico] Gestão financeira para pequenas empresas: guia completo e definitivo

gestão financeira para pequenas empresas

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A conquista de um fluxo de caixa organizado e de um funcionamento eficiente está entre os grandes desafios de gestores e empreendedores no Brasil, mas que se fazem extremamente necessários no cenário atual. Pensando nisso, preparamos esse guia completo de gestão financeira para pequenas empresas.

A falta de uma administração estratégia pode, inclusive, levar um negócio à falência. Mas esse jogo pode virar quando se aposta na adoção de medidas inteligentes e ações específicas, que contribuem para evitar perdas, controlar despesas e aumentar os lucros. Continue lendo o artigo e descubra como fazer isso!

Afinal, o que é a gestão financeira?

Podemos definir a gestão financeira de uma empresa como o conjunto de medidas e ações administrativas que têm o intuito de otimizar todas as questões relacionadas ao dinheiro dentro do negócio. Isso inclui um planejamento muito bem elaborado, além do controle e análise das atividades e dos recursos disponíveis.

Para que isso ocorra, o gestor ou empreendedor precisa, entre outras coisas, projetar as entradas e saídas, compreendendo a situação econômica da instituição e permitindo a definição de diretrizes em curto, médio e longo prazo. Dessa forma, é preciso controlar os valores a receber, as contas a pagar, as despesas extraordinárias, os impostos e assim por diante. 

O trabalho não se resume a isso. Depois, também será preciso estudar tudo o que foi registrado. A partir dessas informações, será possível, dependendo do resultado obtido e dos objetivos empresariais, realinhar estratégias, tomar decisões certeiras e melhorar o desempenho como um todo.

Na prática, podemos tomar como exemplo o proprietário de um pequeno empreendimento, como um salão ou um comércio. Se a ideia é expandir o espaço ou oferecer uma gama maior de produtos, isso não pode ser feito sem que antes seja avaliado se existe capital disponível para tanto. A gestão financeira, portanto, é imprescindível, ainda mais para pequenas empresas.

Você sabia que a má gestão é a principal causa de falência?

Muita gente não sabe desse fato na hora de empreender, mas a má gestão financeira é a principal causa de falência em empresas brasileiras. Isso ocorre porque esse é um fator que pode abalar diretamente as fundações do negócio, fazendo com que, dependendo do caso, não haja sequer as condições de honrar os compromissos contraídos.

Além disso, somente com uma boa gestão financeira empresarial é possível investir no crescimento e aumentar a lucratividade do empreendimento. Do contrário, quando não há recursos disponíveis em caixa, o negócio passa a contrair dívidas, e essa costuma ser uma passagem para a estatística de empresas que fecharam as portas.

Para evitar que isso aconteça e, até mesmo, para ganhar capacidade de inovar seus produtos ou serviços, é preciso ter uma administração cristalina, que não dê chances para erros e que minimize as possibilidades de prejuízos evitáveis. O lado bom dessa história é que, felizmente, existem técnicas e ferramentas que ajudam nessa tarefa.

Como a gestão financeira pode influenciar o negócio?

Agora que você já está mais familiarizado com a gestão financeira e aprendeu que não fazê-la adequadamente pode ser a principal causa de falência de empresas brasileiras, vamos mostrar, de maneira clara, como a adoção de boas estratégias para isso pode impactar positivamente o seu pequeno negócio. Confira.

Compreensão das necessidades

Uma das formas pelas quais uma boa gestão financeira para pequenas empresas pode influenciar o negócio é por meio do aumento da compreensão das suas principais necessidades. Quando você administra com precisão e obtém os dados certos, fica muito mais fácil entender quais são os diferenciais, os pontos de melhoria e as falhas no funcionamento.

Dessa forma, você poderá destinar de forma mais inteligente os recursos para cada setor, além de desenvolver ações voltadas para os produtos ou serviços que geram maior demanda e lucratividade. No entanto, isso só será possível com o registro regular de custos, despesas, receitas e demais movimentações orçamentárias.

Melhor análise de resultados

Um empreendedor de sucesso deve sempre primar por analisar os resultados obtidos, como uma maneira de ter uma compreensão geral do seu negócio e de como as suas ações estão impactando o desenvolvimento da empresa. Por isso, vale ressaltar que a boa gestão financeira pode ser muito importante nesse contexto.

Com o registro constante dos dados relacionados ao fluxo de caixa e das movimentações, você compreenderá, efetivamente, qual a situação atual da organização e qual foi a performance da mesma em determinado período. Com esse fluxo de informações, você saberá, inclusive, como anda a saúde orçamentária empresarial.

Aumento da lucratividade

Toda empresa precisa lucrar para existir, não é verdade? Apesar de esse não ser o único objetivo de boa parte dos negócios de sucesso, o fato é que as contas não param de chegar. Assim, garantir os rendimentos no final do mês é o que faz a diferença entre declarar falência e fechar as portas ou funcionar com êxito por muito tempo.

Sendo assim, o aumento da lucratividade é mais uma das formas pelas quais uma boa gestão financeira para pequenas empresas pode influenciar positivamente. Com o maior conhecimento orçamentário, você poderá definir planos de investimento e desenvolvimento, além de saber, ao certo, quanto você precisa faturar para ter ganhos.

Decisões mais certeiras

Não tem jeito: gestores, líderes e empreendedores precisam tomar decisões e, muitas vezes, elas não são nada simples. Por isso, tudo aquilo que possa ajudar a trazer melhor embasamento para as resoluções e definições que serão adotadas é de grande valia, até para que o negócio se mantenha fora de uma zona de risco.

Mais uma vez, a boa gestão financeira surge como uma grande aliada, que possibilita ações estratégicas, por favorecer a análise de todos os dados e as informações relacionadas com o fluxo de dinheiro do empreendimento. Nesse contexto, a previsão de faturamento, por exemplo, pode ser uma ferramenta bastante útil.

Quais erros devem ser evitados na gestão financeira para pequenas empresas?

Depois de mostrar um pouco mais sobre o próprio conceito de gestão financeira e de verificar como ela pode impactar positivamente o seu negócio, vamos falar quais são os principais erros que os gestores ou empreendedores inteligentes precisam evitar durante esse tipo de processo administrativo. Acompanhe.

Confundir as finanças pessoais com as empresariais

Um dos maiores e mais comuns erros que devem ser evitados na gestão financeira é o de confundir as finanças pessoais com as empresariais. Infelizmente, isso é extremamente comum no Brasil, sobretudo, para negócios familiares ou de menor porte, mas o fato é que não prestar atenção a essa situação pode ser um tremendo problema.

Para evitar que isso ocorra, você não deve levar as suas contas de pessoa física para a empresa e, se possível, nem as do negócio para sua casa! Não use o dinheiro em caixa para pagar as suas despesas e nem use um funcionário para esse serviço. Estabeleça um pró-labore ou a retirada de lucros, e não caia em tentação: siga firme nessa decisão.

Não controlar adequadamente o fluxo de caixa

Já falamos algumas vezes, ao longo desse conteúdo, sobre o fluxo de caixa. O seu adequado controle é imprescindível para o sucesso orçamentário de qualquer empreendimento. Ao contrário do que empreendedores menos experientes possam pensar, isso vai muito além do que apenas acompanhar o extrato bancário e atualizar planilhas.

É preciso que seja um recurso que ajude não somente a entender o passado, mas também, a projetar o futuro. Você deve considerar ganhos e despesas que ainda acontecerão, com uma visão precisa das contas a pagar e das contas a receber. Para fazer isso com mais eficiência, uma ferramenta de tecnologia pode ser bastante útil.

Ignorar despesas ocultas e os pequenos custos

É certo que a sua empresa, independentemente do segmento de mercado no qual você atue, terá alguns pequenos custos que, eventualmente, passarão desapercebidos. Além disso, existem despesas ocultas, que estão implícitas na sua atuação, e também, muitas vezes, não são notadas. Entretanto, você precisa ficar atento a isso.

Na maioria das vezes, esses são gastos feitos em dinheiro, como a aquisição de materiais de escritório ou mesmo uma conta que ficou próxima do vencimento. Não hesite em incluir essas movimentações no seu planejamento, até para não ser pego de surpresa. Ao longo de um ano, você pode se surpreender com o volume que esses discretos pagamentos gerarão.

Errar na precificação de produtos ou serviços

Esse é outro dos erros que devem ser evitados na gestão financeira para pequenas empresas — e para as maiores também. Afinal, isso tende a diminuir a entrada de capital no seu caixa e, dessa forma, é muito mais difícil ter uma boa saúde orçamentária, não é mesmo? Acertar nesse quesito é um passo crucial para se posicionar adequadamente no mercado.

É muito comum que empresas pequenas precifiquem por comparação com os concorrentes e sem analisar corretamente as próprias despesas. A sua decisão deve considerar o custo operacional, os gastos com ações de divulgação, o valor da marca e assim por diante. Se ficar caro, talvez seja hora de rever os processos internos ou negociar com fornecedores.

Não calcular o valor patrimonial da empresa

Muitos empreendedores, sobretudo, no início de suas operações, não dão muita bola para o valor patrimonial da empresa, considerando que ele é variável e tende a crescer bastante nos anos subsequentes. No entanto, esse conhecimento é importante do ponto de vista estratégico, e ajuda a ter uma melhor gestão financeira.

Saber quanto vale o seu negócio é fundamental para as suas decisões e ajuda não apenas a direcionar investimentos, como também, a negociar com fornecedores ou conseguir boas taxas de juros em empréstimos. Isso é feito somando todos os bens e produtos que estão contidos nela, além de eventuais imóveis e outros bens.

Ter indisciplina no controle financeiro da empresa

Começar a fazer uma boa gestão financeira empresarial parece ser mais fácil do que manter esse controle por muito tempo. Para isso, além do conhecimento sobre o assunto e a implementação de ações estratégicas, é preciso ter disciplina. No entanto, esse parece ser um dos problemas mais comuns entre nossos empreendedores.

Muitos começam a gerir e, pela falta de tempo ou pelo grande estresse que a correria do dia a dia exige, acabem tendo que voltar suas preocupações para outras áreas e atividades operacionais. Com isso, os controles passam a ter menos regularidade, as planilhas ficam desatualizadas e os erros começam a surgir. Não caia nessa armadilha.

Controlar o estoque sem a rigidez necessária

Muita gente considera o estoque como o coração de uma empresa, de onde é bombeado tudo aquilo que é necessário para que o negócio realize as suas atividades com sucesso e consistência. No entanto, nem mesmo essa visão romântica do setor parece ser suficiente para que alguns empreendedores o valorizem devidamente.

O fato é que o controle de estoque é essencial para a gestão financeira e deve estar sempre atualizado, de acordo com as entradas e saídas. Mesmo que você não trabalhe com a venda de produtos, seus serviços, muito provavelmente, dependem de alguns insumos básicos, que não podem faltar. Ou seja, jamais deixe que isso aconteça.

Desconhecer o rendimento operacional da empresa

Não dá para ter uma boa gestão financeira para pequenas empresas quando você não conhece o rendimento operacional do próprio negócio, não é verdade? Infelizmente, esse é um erro relativamente comum entre gestores e empreendedores no Brasil, mas que pode ser facilmente revertido com algumas ações pontuais.

Você precisa saber quanto lucrou nos últimos períodos, as origens desse dinheiro, quanto saiu da empresa e em que foram empregados os seus recursos, até para compreender os impactos da sazonalidade e quais meses são melhores do que os outros. Você pode fazer isso com uma ferramenta contábil chamada Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE).

Não utilizar os indicadores de desempenho

Você já ouviu falar sobre os famosos indicadores de desempenho? Também chamados de métricas ou parâmetros empresariais, eles estão relacionados com as diversas variáveis que podem compor uma empresa, e são imprescindíveis para uma boa gestão financeira e a elaboração de um planejamento estratégico detalhado do seu negócio.

O melhor de tudo é que você pode fazer os seus próprios indicadores, de acordo com as características e demandas da sua empresa, bem como utilizar os mais comuns do mercado, como o ROI (Retorno Sobre Investimento), o Ticket Médio e assim por diante. Eles funcionarão como uma espécie de termômetro, que auxilia no acompanhamento da saúde orçamentária.

Não saber o que fazer com os lucros obtidos

Vamos supor que tudo está dando certo nos negócios e você tem sucesso no desafio de empreender no mercado, com uma boa administração dos processos internos e uma demanda elevada pelos seus produtos ou serviços. Esse parece o cenário perfeito, mas você realmente sabe ao certo o que fazer com os lucros obtidos?

Mais do que trocar de carro ou se mudar para uma casa maior, o empreendedorismo exige que você aposte, racionalmente, no desenvolvimento do negócio. Isso pode ser feito com ações de marketing, treinamento de pessoal e aquisição de mais equipamentos. Além disso, é sempre recomendável ter um bom capital de giro.

Como aplicar a gestão financeira de forma eficaz?

Se você chegou até aqui, é bastante provável que já esteja bem mais bem capacitado para lidar com as questões relacionadas com a gestão financeira da sua pequena empresa, com muito mais domínio sobre o assunto. Para complementar seus conhecimentos, vamos dar algumas dicas para aplicar a gestão financeira de forma eficaz. Veja, abaixo, quais são elas!

Controle o fluxo de caixa da empresa

Uma medida essencial para aplicar a gestão financeira de forma eficaz na sua empresa é controlar muito bem o seu fluxo de caixa. É isso que permitirá o pleno conhecimento sobre as entradas e saídas, possibilitando que você faça um bom planejamento e consiga honrar seus compromissos sem maiores dificuldades.

Vale lembrar que, com seu caixa controlado, você evita endividamentos e fica longe de uma das grandes armadilhas do empreendedorismo no Brasil, que são os empréstimos com taxas de juros extremamente elevadas. Essa visão ampla sobre a saúde econômica do seu negócio ajudará a garantir o futuro da empresa.

Tenha um olhar atento para as despesas

Logicamente, é importante ter um bom controle do fluxo de caixa como um todo. No entanto, isso não quer dizer que você não possa ter um olhar um pouco mais atento quanto a um dos itens que o compõem: as despesas. Para que você tenha sucesso, todos os seus gastos precisam ser pensados e feitos de maneira estratégica.

Pequenas compras, pagamento de horas extras, gasto com combustível, por exemplo, devem sempre ser repassados e reavaliados. Muitas vezes, eles podem ser reduzidos ou eliminados, fazendo uma grande diferença no orçamento. Além disso, como já dissemos, nada de juntar as contas pessoais com as da empresa.

Estipule metas inteligentes para seu time

Estipular metas para os seus colaboradores, caso sua empresa conte com funcionários contratados, também ajuda bastante na gestão financeira de pequenos negócios. Além de tudo, é possível fazer isso relacionando os objetivos com os aspectos financeiros, o que pode trazer resultados ainda mais interessantes.

Todo o time precisa estar em sintonia com os indicadores mencionados anteriormente, para que ajam de forma organizada. Basicamente, o mais interessante é que cada tarefa ou projeto seja específico, mensurável, atingível, relevante e com tempo determinado para acontecer, de acordo com a realidade da organização.

Institua uma cultura organizacional forte

A cultura organizacional é um aspecto bastante importante e que vem sendo muito valorizado nos dias de hoje. A própria sociedade exige isso e os clientes preferem comprar em marcas e instituições que estejam em consonância com os seus princípios, valores e visão de mundo.

Por isso, você não pode deixar de elaborar e investir na cultura organizacional da sua empresa, fazendo com que os seus colaboradores e até o seu público-alvo tenham consciência dela. Com o passar do tempo, você verá que isso impactará positivamente a gestão financeira e todos os outros setores do seu negócio.

Não se esqueça dos clientes inadimplentes

Alguns empreendedores enxergam os clientes inadimplentes como um mero problema para a gestão financeira do negócio. Não dá para negar que, de fato, eles podem atrapalhar bastante o fluxo de caixa da empresa. No entanto, essa situação também pode ser encarada como uma oportunidade de reverter o quadro e até de fidelizar esse consumidor.

Você deve caprichar no atendimento e fazer contatos estratégicos, de forma a oferecer soluções que sejam vantajosas para ambas as partes. Muitas vezes, essa pessoa apenas se desorganizou e tem a intenção de pagar, precisando somente de um “empurrãozinho”. Descontos, parcelamentos ou prazos estendidos podem ser boas opções nesses casos.

Invista em um bom software de gestão

A tecnologia é um dos pontos que vêm ajudando na gestão financeira de empresas dos mais variados tamanhos e orçamentos. Nos dias de hoje, quem não contar com boas e modernas soluções estará dando espaço para os concorrentes. Felizmente, existem muitas opções no mercado e o sistema certo pode fazer toda a diferença para o seu negócio.

Os sistemas de gestão, por exemplo, são softwares voltados para manter a vida financeira empresarial em dia. Eles reduzem o risco de erros, ajudam a ter uma visão macro e automatizam tarefas que poderiam levar semanas. Além disso, dependendo da solução que você use, é possível cruzar dados com outras ferramentas, potencializando os acertos de suas decisões.

Faça parcerias estratégicas e proveitosas

O bom empreendedorismo também depende, naturalmente, de fazer parcerias estratégicas e proveitosas. Ninguém consegue empreender sozinho e, em um momento no qual o mercado anda altamente competitivo nos seus mais variados segmentos, essa pode ser a diferença entre ter lucros ou fechar no vermelho ao final do mês.

Você pode, sempre que possível, negociar com fornecedores e descobrir quais são os novos operadores no seu ramo, buscando manter uma relação profissional de alto nível. Além disso, você deve procurar empresas que simplifiquem a sua própria operação, com soluções customizadas para, por exemplo, facilitar as suas transações.

Como pôde conferir nesse guia completo de gestão financeira para pequenas empresas, o seu sucesso no mundo dos negócios depende das decisões e estratégias que você implementa na administração. Com escolhas certas e seguindo nossas dicas, os seus lucros estão garantidos e você pode deixar a sua marca no ramo em que atua!

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