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[Infográfico] Administração de pequenas empresas: tudo o que você precisa saber!

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Engana-se, quem acha que as pequenas empresas não precisam de uma gestão próxima e otimizada. Afinal, para crescer, é fundamental que o processo seja feito de forma consistente. Erros podem, inclusive, levar à falência precoce do seu negócio.

Por isso, vamos mostrar um guia completo de como realizar uma administração de empresas de menor porte com eficiência. Nele, você verá questões importantes para a gestão do negócio, oferecendo caminhos para ações certeiras.

Ao final, você estará preparado para gerir de forma estratégica seu negócio e evitar problemas a longo prazo. Continue lendo e aproveite para tirar suas principais dúvidas sobre o tema.

O que é administração de empresas?

Para entender o que é a administração de empresas, é importante que você tenha consciência, em primeiro lugar, sobre o que é “administração”. Ela diz respeito ao ato de conduzir uma ação direcionada para chegar a determinados resultados.

Nos negócios, a administração ajuda a conduzir os esforços para atingir as metas e objetivos traçados no planejamento estratégico. Assim, é possível traçar o caminho, de forma consistente, para chegar ao ponto desejado, sem comprometer outras áreas do seu negócio.

É importante lembrar que a administração precisa ser estratégica. Isso envolve uma série de habilidades e atividades que, quando são cumpridas com excelência, propiciam melhores resultados.

Veja, a seguir, alguns dos principais pontos que estão envolvidos com a administração de empresas, sejam elas pequenas, sejam médias ou grandes.

Planejamento

Uma boa administração precisa focar questões de longo prazo. Para isso, a palavra-chave para essa gestão é planejamento. Com isso, você identifica, de forma clara, qual é o cenário atual, quais as perspectivas para curto, médio e longo prazo, e planos de ação para esse fim.

Envolve, assim, analisar passado e presente, e traçar os rumos e diretrizes para o futuro da empresa, incluindo, nesse rol:

  • ferramentas utilizadas;
  • profissionais envolvidos;
  • metas de curto, médio e longo prazo;
  • métricas de mensuração, entre outros.

Organização

Quando há um bom planejamento, a organização na administração das empresas flui mais facilmente. Basicamente, estamos falando sobre como colocar o que foi traçado anteriormente em prática, evitando atropelos e problemas.

A organização impulsiona, também, uma melhor avaliação de potenciais riscos e, assim, evitar que eles surjam. Caso ocorram, pode-se, também, traçar estratégias para minimizá-los de forma eficiente.

Liderança

Administrar passa, essencialmente, por questões de liderança. A administração precisa, também, motivar pessoas e conduzir processos, e essas questões exigem um perfil de líder para esse fim.

A liderança atua como um condutor, um guia, para que tanto os processos internos quanto os colaboradores possam ir do ponto atual até o objetivo final. Mas é importante lembrar que essa pessoa deverá ter uma postura colaborativa. Ele não é apenas alguém que fica em seu escritório realizando mandos e desmandos.

Assim, algumas habilidades desejáveis para um líder são:

  • empatia;
  • capacidade de comunicação;
  • boa escuta;
  • visão estratégica;
  • capacidade de oferecer retornos positivos para os colaboradores;
  • visão estratégica;
  • conhecimento da sua área, entre outros.

Como funciona a administração de pequenas empresas?

Como os conceitos que vimos até agora se aplicam às pequenas empresas? Quais são os pontos que merecem atenção? Fato é: há diversos setores que demandam cuidado para garantir melhores resultados. Sem isso, o negócio pode ter sérios problemas de crescimento.

Algumas das áreas que precisam ser monitoradas na administração de pequenas empresas são:

  • financeira: controle de custos, redução de despesas, análise de fluxo de caixa, estabelecimento de controle orçamentário, entre outros;
  • recursos humanos: análise de clima organizacional, gestão de benefícios, processos de seleção e recrutamento, entre outros;
  • contábil: análise de dados estatísticos do setor contábil, pagamento de tributos, análise de sistema tributário, entre outros;
  • logística: controle de estoque, monitoramento de rotas, análise da cadeia de suprimentos, entre outros;
  • marketing e vendas: estratégias de geração de potenciais clientes, acompanhamento de pós-venda, divulgação dos produtos e serviços nas redes sociais, entre outros;
  • gestão de processos: monitoramento e controle de operações realizadas internamente na empresa.

Assim, é preciso compreender que, para uma boa administração de pequenas empresas, é importante ter uma visão holística do negócio. Sem isso, os riscos de desmembrar as estratégias são altos e, consequentemente, pode-se gerar uma visão fragmentada, na qual um setor interfira no outro.

Por exemplo, quando marketing e vendas atuam separadamente, cada um com sua forma, pode-se gerar problemas estratégicos, e a ação de um pode inviabilizar a do outro. Lembre-se: o negócio é como um organismo, que precisa ter cada órgão atuando de forma sinergética com outro para gerar os resultados esperados.

Por que é importante adotar práticas de gestão de negócio?

Mas afinal, qual a importância real da gestão de negócios de modo geral e, principalmente, para pequenas empresas? Veja, a seguir, alguns dos pontos que mostram o quanto uma boa administração é essencial para a vitalidade do negócio.

Controle de recebimentos

Um dos primeiros pontos que merecem atenção diz respeito ao controle de recebimentos. O responsável saberá identificar os fluxos de entrada de finanças, provenientes das mais diferentes fontes. Isso é fundamental, principalmente, para alinhar prazos de vendas efetivas e o real recebimento.

Isso ocorre porque muitas vendas a prazo (feitas na modalidade crédito) não caem imediatamente na conta da organização. Ter esse manejo é importante para evitar endividamentos, atrasos no pagamento de contas, prejuízos no controle de fluxo de caixa, entre outros.

É possível, até mesmo, pensar em estratégias de antecipação de recebíveis que, quando bem utilizadas, podem ser extremamente úteis para uma melhor gestão do negócio. Contudo, isso só é possível quando há essa administração eficiente, que permita um melhor controle de recebimentos.

Visão em longo prazo

Como falamos, a administração tem o papel de planejamento, ou seja, deve estar atenta para realizar atividades que contemplem o futuro desejado para o negócio. Quando estamos falando de pequenas empresas, isso é fundamental. Afinal, se você vislumbra o crescimento futuro, isso precisa ser planejado hoje.

Assim, esse ponto permite:

  • analisar como são os processos internos;
  • verificar se os objetivos e metas propostos são, de fato, plausíveis e passíveis de ser alcançados;
  • definir métricas e métodos de avaliação para que seja possível acompanhar se, de fato, está alcançando o que foi proposto previamente;
  • caso contrário, realizar as mudanças de diretrizes, de forma a tornar as atividades mais favoráveis, entre outros.

Melhor tomada de decisões

Ao implementar uma administração eficiente das empresas, é possível analisar quais são os dados e informações disponíveis atualmente, de forma a ter todo o panorama em mãos. Com isso, suas tomadas de decisões poderão ser mais eficientes e, assim, garantir melhores resultados.

Por exemplo, será que é o momento de sua empresa expandir e trazer uma nova unidade ou produto? Ou será que é melhor colocar um pé no freio, porque há uma instabilidade na rentabilidade?

Se você administra bem todos os pontos da sua empresa, terá consciência se, de fato, é o melhor momento ou, então, se é preciso esperar um pouco mais. Isso pode ser fundamental, principalmente, se estamos falando sobre a vitalidade do seu negócio.

Isso é essencial para organizações com infraestrutura pequena (por exemplo, com um lastro de ativos menor do que grandes empresas para obtenção de crédito). Por isso, em casos de problemas, há menores chances de obter empréstimos e financiamentos para estabilizar a situação.

Gerenciamento de custos e despesas

A saúde financeira da sua empresa passa, necessariamente, por uma boa gestão de custos e despesas nas organizações. Assim, é fundamental que, durante suas atividades, seja possível realizar um controle preciso sobre essas questões.

Isso porque para empresas de menor porte, pode ocorrer uma maior vulnerabilidade em caso de oscilação nessas situações. Assim, quando há uma boa administração, é possível intervir precocemente e evitar que isso possa gerar prejuízos em longo prazo.

Minimização de falhas

Quando há a união de planejamento, organização e liderança na administração dos negócios, é possível minimizar eventuais erros que possam acontecer no ambiente interno. Isso porque há um maior controle das informações que circulam nos negócios e, assim, analisar quais são os pontos vulneráveis existentes.

Com isso, possíveis falhas que poderiam existir são identificadas antes mesmo que ocorram e, assim, permite-se agir de forma proativa para impedi-las. Por exemplo, uma oscilação de vendas pode demonstrar um início de crise. Identificar essa situação permite direcionar estratégias para evitar problemas dessa natureza e minimizar prejuízos.

Além disso, não raro, os administradores conscientes utilizarão tecnologias de automação, que serão fundamentais para reduzir os erros humanos nos processos internos. Assim, é possível garantir maior eficiência no dia a dia.

Apoio de mão de obra qualificada

Outra questão importante de uma boa administração é conseguir identificar quais são os pontos fundamentais para a escolha de bons colaboradores, obtendo mão de obra qualificada. Lembre-se sempre de que o corpo de funcionários é um passo essencial para melhores resultados.

Contudo, convém lembrar que a gestão precisa, também, gerenciar essas pessoas no dia a dia. Faz parte das estratégias para maior eficácia do negócio saber como conduzir os times para resultados excelentes. Assim, tenha em mente que é essencial motivar, instruir e orientar, pois apenas ter profissionais qualificados não é o suficiente para garantir o alcance dos seus objetivos.

Quais as consequências de ignorar uma boa gestão de negócios?

Muitos gestores de pequenas empresas cometem o erro de acreditar que os cuidados com administração nesses casos são supérfluos, pois não são negócios complexos. Isso é um ledo engano e pode comprometer severamente seu negócio.

É justamente no período inicial em que há uma maior instabilidade nas organizações. Você já deve ter ouvido falar, por exemplo, no conceito de “vale da morte dos negócios”. É um termo muito difundido, principalmente, para quem está começando a empreender.

Isso porque, normalmente, no início, o crescimento do negócio dispara. Contudo, sem uma boa gestão, isso não é sustentável. Assim, chega-se a um ponto no qual aquela que havia decolado despenca no rendimento. Isso ocorre, geralmente, entre dois e três anos após a criação do negócio.

Uma boa gestão permitiria um crescimento escalável, ou seja, que tornaria possível atender às demandas dos clientes e superar suas expectativas, sem sobrecarregar o negócio e os colaboradores. Além disso, outras questões podem trazer prejuízos severos para sua empresa por uma má administração de pequenos negócios.

Por onde começar? Guia rápido para administrar sua pequena empresa

Diante de tudo que listamos ao longo deste artigo, chegamos ao ponto de reflexão: como administrar sua empresa de forma eficiente? Para isso, precisamos de algumas estratégias importantes. Vamos apresentar, a seguir, um guia rápido com alguns dos principais caminhos que vão auxiliar nessa trajetória. Continue acompanhando.

Mapeie os processos da sua empresa

Como você conseguirá otimizar processos dentro da sua administração da empresa se não souber quais são eles? O mapeamento de processos é um dos seus grandes aliados para esse fim. Por meio dele, é possível compreender questões importantes, tais como:

  • entender como determinados processos dialogam com outros, entendendo relações de dependência nesse espaço;
  • analisar como alguns gargalos se formam e podem comprometer o crescimento do negócio;
  • identificar padrões que podem ser positivos para a empresa;
  • determinar em quais pontos há maior demanda de especialistas para atuar na empresa, entre outros.

Assim, esteja atento sempre para essas questões e minimize os impactos de estruturas ruins de processos. Só somos capazes de otimizar aquilo que genuinamente conhecemos. Por isso, não deixe essa etapa de lado.

Defina fluxos de atividades

Após o mapeamento de processos, é possível definir fluxos de atividades internas. Afinal, as funções da empresa são interdependentes. Por exemplo, para que o setor de vendas possa entrar em contato e, assim, buscar a conversão, é preciso que:

  • ofereça um bom produto ou serviço para o seu público;
  • que o marketing atue buscando potenciais clientes que, ao serem trabalhados com as estratégias deste setor, podem fazer com que uma pessoa curiosa chegue até a etapa da compra ou da contratação do serviço;
  • que ele analise quando é o melhor momento para ter o contato que vai proporcionar, de fato, a atração entre essa pessoa curiosa e a empresa, propiciando o processo de compra ou contratação.

É fundamental, assim, estar atento para que esses fluxos ocorram sem problemas e gargalos. Por isso, essas duas etapas não podem ser menosprezadas.

Invista em um bom marketing

O marketing é uma das principais formas para conseguir trazer sua empresa para um novo patamar com seus clientes. Por isso, não é possível mais deixá-lo de lado. Pense, por exemplo, em toda a concorrência. Imagine o nível de disputa que há entre você e eles.

Uma das estratégias mais eficazes para conseguir melhores resultados é, justamente, chegar até o seu cliente. Por isso, o marketing é um dos pontos fundamentais para conquistar seu público.

Para isso, é preciso contar com estratégias eficientes e ideias inovadoras. Além disso, acompanhar tendências também é um caminho importante para garantir maior sucesso em suas ações.

Foque na experiência do cliente

Outro ponto importante e que merece a atenção dos gestores na administração de pequenas empresas é entender que o atual cenário exige maior cuidado com a experiência do cliente. Isso é fundamental, principalmente, em um contexto no qual o público está na centralidade dos processos.

Por isso, os negócios que não priorizarem essas questões poderão ter sérios problemas de competitividade e, também, para fidelizar clientes. Por isso, é necessário realizar uma verdadeira mudança cultural na empresa.

Todos os setores precisam estar alinhados quanto a isso, pois precisam incorporar em suas rotinas a ideia de que as ações devem ser direcionadas para encantar o cliente no dia a dia. Com isso, todas as ações já serão previamente planejadas para esse fim, e sua empresa sai ganhando.

Conte com especialistas

Outro ponto importante a ser considerado é ter o suporte de especialistas que poderão auxiliar o seu negócio a crescer. Afinal, há muitas questões e demandas que surgem no dia a dia e que podem não ser da expertise do gestor.

Por exemplo, normalmente, questões técnicas importantes, como segurança dos dados da empresa, não são de domínio geral, sendo muito peculiares. Nesses momentos, você pode contar com consultores especializados, que darão todo o suporte para lidar com os assuntos de tecnologia da informação.

Até mesmo quando são questões que sejam do seu conhecimento, pode ser interessante ter uma visão externa. Assim, potenciais falhas e deslizes que você não esteja vendo podem ser identificadas prontamente. Além disso, pessoas de fora tendem a ter uma visão agregada com suas experiências pessoais, o que pode contribuir significativamente para o crescimento do seu negócio.

Mantenha-se atualizado sobre o mercado

Com a transformação digital, vemos cada vez mais o quanto o mercado tem passado por profundas mudanças. Mais novidades e questões que merecem atenção por parte dos empreendedores são agregadas à rotina e impactam consideravelmente a administração.

Por exemplo, a adoção de ferramentas de ERP altera significativamente a forma como os negócios trabalham com informações internamente e, consequentemente, os processos internos. Aqueles que fizerem as adaptações necessárias poderão sair à frente e ter resultados potencializados, bem como minimizar possíveis gargalos.

Ao mesmo tempo, ainda temos questões que dizem respeito estritamente a algumas áreas de atuação e merecem maiores cuidados. Por exemplo, para uma academia, é preciso ter agendas para marcação de avaliações, gestão de mensalidades, possibilidade de marcação de aulas por meio de aplicativos, entre uma série de outras questões que são relacionadas diretamente com esse tipo de atividade.

Já negócios do setor logístico podem ter uma série de mudanças com a adesão da Internet das Coisas nas rotinas, permitindo o uso de sensores no dia a dia. Com isso, é possível ter mais informações e otimizar os trabalhos.

Mas as transformações não são apenas tecnológicas. Formas de fazer, foco no cliente, novos insumos, metodologias inovadoras, tudo isso impacta a empresa profundamente. Por isso, não deixe de estar atento ao que há de novo no mercado e avalie o que vale a pena incorporar em suas rotinas.

Utilize as tecnologias a seu favor

Outro ponto importante, e que está ligado ao item anterior, é não deixar de dar atenção às tecnologias novas disponíveis no mercado. Afinal, constantemente, são criadas soluções focadas na área empresarial. Por meio delas, é possível otimizar a gestão e as tarefas, automatizar funções rotineiras e repetitivas, entre uma série de outros benefícios.

Nós citamos algumas anteriormente, mas ainda podemos falar mais sobre o tema. Afinal, o que não faltam são ferramentas de gestão de negócios, cujo objetivo é melhorar a administração da empresa no dia a dia. Algumas das principais são:

  • ERP (Enterprise Resource Planning): como falamos, ele permite uma gestão integrada do negócio, com todos os dados com fácil acesso no quadro de tarefas, bem como facilita a troca de informações entre os setores;
  • CRM (Customer Releationship Management): é uma ferramenta que dá aos gestores a possibilidade de analisar o relacionamento com o cliente, compreendendo seu comportamento, demandas, necessidades e gerando pontos de encontro importantes para potencializar as vendas da empresa;
  • automação contábil: ferramentas dessa natureza permitem que você possa gerar questões relacionadas com o setor contábil de forma agilizada e automatizada (como emissão de NF-e, preenchimento de obrigações contábeis, entre outras);
  • chatbot: por meio dessa tecnologia, é possível ter uma comunicação mais eficiente com seus clientes, principalmente, por redes sociais. Assim, mesmo fora do horário de expediente, eles podem ter atendimento para resolução das principais questões, sem maiores problemas;
  • omnichannel: integração de todos os canais da empresa em um mesmo sistema, unificando informações e, assim, permitindo um atendimento ao cliente mais eficiente.

Há uma série de outras soluções tecnológicas importantes e que podem ser adotadas. Para isso, é fundamental que você estude, analise quais delas devem ser incorporadas e prepare a empresa para esse fim.

A administração de pequenas empresas exige cuidados. Afinal, se você quer tornar seu negócio grandioso, explorando todo o potencial existente, é fundamental minimizar erros nesse processo. Com tudo que falamos ao longo deste artigo, você poderá aproveitar para tirar suas principais dúvidas, criar estratégias interessantes e orientar melhor seus colaboradores.

Ao longo do guia, citamos muito as questões sobre finanças no seu negócio. E um dos pontos que comprometem uma boa administração nesse quesito são as pequenas despesas desnecessárias. Quer saber mais sobre o tema? Conheça as 5 que mais podem prejudicar seu orçamento financeiro, em nosso artigo.